4 pasi pentru un program de internshipuri de success

Nu e niciun secret ca internshipurile reprezinta un centru de interes atat pentru companiile cat si pentru studentii de pe intreg mapamondul. Internshipurile sunt benefice, sau cel putin ar trebui, ambelor parti implicate si anume compania/institutia angajatoare si internul. De aceea, la Airtame am standardizat si optimizat pe cat posibil, programul de internshipuri in cadrul departamentului de Marketing.  

Fiecare angajare conteaza la Airtame, mai ales in acest punct in care compania creste exponential de la luna la luna. Asa ca am dezvoltat un proces de angajare al internilor destul de riguros. Nu vrem sa pierdem timpul nici noua si nici pe al lor. Cand angajez, vreau sa ma asigur ca descopar talente in adevaratul sens al cuvantului pentru ambele birouri din Copenhaga si New York pentru ca mai apoi sa le pregatesc spre a deveni niste adevarati marketeri. Asa ca am fost destul de bucuroasa sa vad aplicatii de la amatori de marketing de prin toate tarile si continentele care ar fi sarit oricand in avion sa se alature echipei. Nu e de mirare ca asa am si ajuns sa depasim numarul de 30 de nationalitati in cadrul companiei.

Ne iubim internii si cred cu tarie ca nu am avea aceeasi performanta ca si companie fara ei. Iar eu personal incerc in fiecare zi sa ma asigur ca sentimentul e reciproc. Este, si trebuie sa fie, o situatie win-win pentru ambele parti. E important sa gasesti candidatii perfecti dar la fel de importanta e si retentia lor. De ce? Pentru ca internshipurile de succes duc la angajari de succes iar la Airtame procentajul de angajari post-internship este undeva la 40%, iar cifra asta iti da o satisfactie profunda, ca manager.

Suna cliseic, stiu, insa investitia in persoanele potrivite e in totalitate bazata pe asumarea faptului ca noi ca manageri, trebuie sa ii ajutam sa creasca profesional si sa le oferim ceea ce inseamna cu adevarat experienta unui job ‘hands-on’. Daca acestia isi ating sau nu telurile propuse in cadrul internshipului este 50% meritul/esecul managerului si nu doar al internului. Cel putin aceasta e regula mea de aur.

Pasul 1: Recrutarea candidatilor

Primul pas al internshipului e recrutarea tinerelor talente ce vor sa se alature echipei pe o perioada de 3 luni.

• Ce platforme folosesc? E redundant sa mentionez cat de importanta e participarea la diverse targuri de joburi. Pe langa acest lucru, ma folosesc si de LinkedIn, recomandarile cunostintelor, si postarea jobului pe platforme precum Graduateland, The Hub, Glassdoor si evident pe  siteul nostru, Airtame.com

• Cine isi asuma responsabilitatea? Departamentul de HR in colaborare directa cu managerul sub al carui mentorship internii vor lucra. Cu riscul de a ma repeta, consider ca e foarte important ca managerul sa fie direct implicat in procesele de scanare si intervievare a candidatilor. Astfel, eu ca manager stabilesc o conexiune cu internul inca de la inceput.

La Airtame folosim serviciile celor de la  Greenhouse pentru a primi si stoca aplicatiile. Dupa ce am primit un numar decent de aplicatii:

• Revizuiesc CV-urile iar celor carora le consider profilurile potrivite internshipului, le raspund cu o mica provocare - un test de marketing, menit sa demonstreze abilitatile de limba engleza si abordarea de marketer.

• In urma rezultatelor dezirabile ale testului, programez un interviu telefonic sau prin Skype cu persoana respectiva. De obicei recomand Skypeul - ajuta ambele parti sa sparga gheata mai usor. In timpul interviului, vreau sa aflu de ce vrea candidatul sa ni se alature dar si sa ma asigur ca aplicantul intelege ce indatoriri ar avea daca ni s-ar alatura.  

• In functie de rezultatul acestei conversatii care dureaza in medie cam 20-30 minute, voi mai programa un ultim interviu cu o terta persoana din departament. Acest stagiu al interviului ma ajuta sa imi dau seama de cat de bine s-ar integra potentialul intern din punct de vedere cultural si sa confirm inca o data criteriile de selectie.  

• Decizia ar trebui luata in decursul a 2 saptamani, moment in care voi inform candidatul de rezultat.

Pasul 2: Initierea in ‘ale internshipului’

Hired. Now what?

Din punctul meu de vedere, aici urmeaza cea mai complexa parte a internshipului. Depinde de fiecare companie in parte insa eu am creat un program de onboarding al internilor ce trebuie urmat in prima saptamana. E foarte important sa plecati pe picior bun de la inceput pentru a stabili o conexiune si a te asigura de succesul internshipului si pentru intern dar si pentru companie. Pasii sunt urmatorii:

• Anunt in companie in cadrul uneia din cele doua staff meetinguri pe luna, noua aditie a echipei.

• Ii fac un tur al biroului si il instalez intr-un birou.

• Avem o traditie inca de la inceputurile companiei ca fiecare nou angajat sa bea un shot de ghimbir asa ca in prima zi taiem si asta de pe lista.

• Ii prezint platformele interne pe care le folosim: Basecamp, Intercom, MixMax, Slack, etc.

• Decidem impreuna programul de venit la birou.

• Ii programez meetinguri cu toate persoanele relevante din companie si cu care va colabora pe perioada internshipului.  

• Ma asigur ca testeaza produsul pe care il va marketa pentru cel putin 3 luni.

 Pasul 3: Actiune! - Sarcinile

Am fost intern in repetate randuri. Been there done that si sunt constienta ca e foarte probabil sa te afunzi in taskuri banale si deloc challenging. Iar prin prisma experientei mele, exact asta nu vreau sa le ofer internilor. Sarcinile lor nu ar trebui sa fie no-brainer, insa ar trebui sa le permita sa isi ‘murdareasca’ putin mainile in proces. E nevoie de o balanta intre cele doua.

Prima luna ca marketing intern la Airtame arata cam asa:

• Onboarding si initiere.

• Participarea la toate staff meetingurile - la noi sunt 2.

• Stabilirea impreuna cu managerul a unui set de KPIs (indici cheie de performanta) si indeplinirea sarcinilor aferente care duc la indeplinirea acestor KPIs.  

• Intalniri si raporturi saptamanale care ajuta ambele parti sa comunice si sa aiba control asupra internshipului.

E foarte important ca manager sa comunici saptamanal cu angajatul pentru un parcurs promitator. Masurarea randamentului si al realizarilor ca produs al internshipului ajuta compania, si pe mine ca manager, fara indoiala, insa ajuta si internii in aceeasi masura. De ce spun asta? Nu de putine ori mi s-a intamplat sa merg la un interviu si sa fiu intrebata ce am invatat de internshipurile anterioare si cu ce am contribuit la dezvoltarea companiei angajatoare respective. Si sincera sa fiu desi facusem multe lucruri si diverse, nu am avut niciodata experienta unui internship ale carui rezultate sa poata fi cuantificate - sa pot sa spun: Am generat atatea vanzari, am generat atatea articole pentru PR, am condus x campanii de email marketing si am obtinut open rate y si reply rate z etc. De aceea spun ca masurarea randamentului si cuantificarea rezultatelor fiecarui intern e benefic si pentru mine, dar si pentru ei.

Cu toate acestea, discutia nu trebuie sa se roteasca doar in jurul unor numere si KPIs. Discutia trebuie sa aiba la baza si un schimb de feedback din partea ambelor parti pentru a asigura o comunicare sanatoasa intre ambele parti.

Pasul 4: Bringing Home the Win! 

Un lucru pe care il consider crucial incheierii internshipului este asa numitul exit interview. Inainte de terminarea internshipului, e important ca managerul sa recunoasca public cresterea si contributia internilor in companie, sa reevalueze indeplinirea KPIsurilor si sa se faca schimb de feedbackuri. Adesea, internshipurile fac parte din diverse programe scolare in schimbul carora internii primesc credite in cadrul universitatii la care sunt inscrisi. In aceste cazuri, eu ca manager, am responsabilitatea sa iau legatura si cu universitatea respectiva si sa le ofer feedbackul si evaluarea mea. Daca pana la sfarsitul perioadei de 3 luni, ambele parti implicate cadem de acord, putem transforma contractul intr-unul pe perioada nedeterminata.  

All in all, aceste exit interviews ma ajuta sa aflu ce trebuie sa imbunatatesc sau sa mai implementez pentru a asigura bunastarea viitorilor candidati. Cand trag linie, Internii nostri ar trebui sa fi beneficiat de sentimentul de raspundere in cadrul internshipului, de obtinerea si imbunatatirea unui nou set de aptitudini dar si de experienta unui mediu de munca sanatos si relaxat. Chiar daca unii dintre ei nu vor ramane in echipa pe o perioada mai indelungata, ei au facut parte din ea un intreg trimestru si si-au adus aportul in companie, lucru care sper sa ii ajute mergand mai departe.

In incheierea interviului de final, le oferim internilor un cadou de ramas bun (pentru inspiratie - m-am axat mai mult pe vouchere cadou in ultima vreme) insotit de o scrisoare de recomandare.

De-a lungul procesului, se creeaza o intreaga experienta de "bonding" si "learning". Avem norocul ca s-a dus vorba iar acum din ce in ce mai multe talente ne bat la usa. Ei obtin cunostinte valoroase si practica ce-au invatat in scoala si nu numai, iar noi ca afacere prosperam. Pentru ei e o rampa de lansare in cariera lor, iar noi beneficiem de  avantajul contributiei unor minti fresh.

“Din prima zi a internshipului, mi-a fost clar ca voi contribui la un proiect semnificativ. Sarcinile mele necesita un grad marit de responsabilitate si pot observa cu ochiul liber cum au impact asupra proiectului la scara larga. Chiar e diferit fata de internshipurile anterioare si e o reala oportunitate pentru a-mi pune bazele unui set de aptitudini si cunostinte noi. E un loc vibrant si sunt bucuros ca la finele celor 3 luni, s-a decis pentru continuarea contractului.”  

- Viktor Zuska, marketing intern la Airtame

Concluzia? Internshipurile trebuie sa fie valoroase pentru ambele parti, fara exceptie, iar noi ne straduim sa facem acest lucru posibil.