Cum reduci costurile de imprimare pentru afacerea ta și ai control de oriunde, chiar și de pe telefon

Imprimarea și scanarea documentelor sunt două componente cruciale ale fiecărei afaceri, mici sau mari. Și în ultimii zece ani acestea au trecut printr-o proces considerabil de digitalizare. Iată cum arată o soluție croită pentru digitalizarea de azi și de mâine.

Ani la rândul, imprimantele au fost echipamente de sine stătătoare, cu o conexiune minimală la internet, o securitate precară și fără opțiuni de a avea o evidență a costurilor de imprimare.

Toate acestea se schimbă și, în prezent, vorbim de o evidență clară a acestor costuri, de integrare cu servicii cloud și de o securitate la cel mai ridicat nivel.

Înainte de asta, gândește-te un pic la o firmă de avocatură. Cel mai probabil, printre primele gânduri îți vin în minte și lucruri că zeci și sute de acte și sute și mii de pagini imprimate și scanate anual.

Mai rar te-ai gândit la avocatură ca la un domeniu digitalizat. Dar și asta se schimbă.

Tocmai de aceea cazul PCAATTORNEYS e unul aparte, cu o abordare de early adopter pe zona digitală și cu o înclinație spre a eficientiza fluxul de lucru atât intern, cât și pentru clienți.

Compania e specializată în cazuri de proprietate intelectuală, protecția datelor, transfer de tehnologie, copyright, brevete, protecția mărcilor comerciale și altele din această sferă.

PCAATTORNEYS s-a remarcat prin servicii de calitate asigurate clienților săi, la standarde valabile în oricare altă țară din Europa, dar și prin rezolvarea nevoilor acestora, indiferent de complexitatea sau de caracterul tehnic al problemelor în cauză.

Totodată, are ca punct central de atenție să furnizeze clienților cea mai potrivită soluție la nevoile lor, în timp ce își sincronizează activitatea cu schimbările din peisajul legislativ.

Evidență pe costuri și activități

În peisajul juridic probabil auzi destul de rar despre tehnologie și cum folosesc firmele de avocatură digitalizarea, ca să-și eficientizeze cât mai mult activitatea, deși au la fel de multă nevoie de soluții performante ca alte companii din alte domenii.

Din martie 2023, PCAATTORNEYS a trecut la o soluție de management a nevoilor de imprimare și scanare, adaptată mediului digital actual. „Așteptările colegilor au fost dintre cele mai diverse, de la eficientizarea unor costuri pentru anumite conturi de clienți și până la posibilitățile de refacturare a serviciilor”, a rezumat Alexander Popa, manager PCAATTORNEYS, trecerea la soluția uniFLOW.

El a adăugat că o comparație cu modul de lucru anterior nu poate fi făcută, pentru că nu există elemente asemănătoare. „Așa numitele «vechile metode» implicau gestiuni rudimentare a fluxurilor de imprimare, de cele mai multe ori conținând erori sau omisiuni”, a adăugat acesta. „Implementarea soluției uniFLOW a sporit productivitatea și controlul fluxului de documente care sunt produse în cadrul activității de consultanță și să nu uităm și controlul acestor activități de imprimare, din perspectiva amprentei de carbon”.

Pentru PCAATTORNEYS, principalul avantaj al platformei a fost capacitatea de-a avea o privire de ansamblu asupra costurilor alocate fiecărui centru de cost – client. Popa a subliniat și că, în activitatea de consultanță, imprimarea și scanarea documentelor, dar și alocarea activității pe centre de cost reprezintă aspecte foarte importante.

Costuri mai mici, securitate mai mare

Soluția uniFLOW e furnizată în România de Canon prin partenerii săi locali și e una de tip Software as a Service (SaaS). Prin trecerea la o soluție SaaS, costurile sunt reduse încă din prima fază. Și aceasta e o cerere des întâlnită, după cum a povestit și Alexander Popa. „Cerințele angajaților au avut un numitor comun principal: acela de a evita realizarea de imprimări necontrolate, cu tot ceea ce decurge din acest lucru”.

Când vine vorba de costuri, ne referim atât la cele care privesc administrarea serverelor, cât și la utilizarea resurselor, de timp. Soluția uniFLOW oferă toate acestea, în timp ce oferă o securitate sporită, având în spate infrastructura de securitate, furnizată de Microsoft, prin serviciul de cloud Azure.

Altfel spus, securitatea e la un nivel mai ridicat decât orice ai putea asigura pe un server local, pentru o companie mică spre medie, care are grijă de costurile suplimentare cu echipamentele. Iar autentificarea pe echipamentele de imprimare și scanare se realizează prin PIN, PIN + card de acces sau cu telefonul.

Rețeaua de imprimare este criptată, astfel că nicio acțiune nu poate fi interceptată, iar stocarea este de asemenea criptată, evitând astfel riscul de a fi pierdute documente confidențiale și cu informații foarte sensibile. Peste toate acestea, merită menționat și că uniFLOW are un timp de funcționare de 99,99%, ceea ce nu poți spune despre foarte multe implementări locale de scanare și imprimare.

Soluția de la Canon este ușor de instalat și configurat, iar accesul către echipamentele de imprimare și scanare poate fi realizat de pe orice dispozitiv, de la telefon la laptop. Este, totodată, foarte flexibilă în ceea ce privește nevoile oricărei companii, putând fi adăugate diverse funcționalități.

În ceea ce privește folosirea uniFLOW în activitatea PCAATTORNEYS, Alexander Popa a spus că perioada de adaptare la noul sistem a fost scurtă, sistemul fiind operaționalizat rapid. „Feedback-ul a fost primit atât gradual, după activitatea de instructaj, cât și prin utilizarea zilnică a acestuia. Cu siguranță putem caracteriza feedback-ul ca fiind unul pozitiv, cel puțin din perspectiva problemelor rezolvate de implementarea sistemului”.

Menționăm costurile și era vorba de cele necesare pentru întreținerea unei astfel de infrastructuri proprii. Mai sunt însă și costurile celelalte, înregistrate cu activitatea pentru clienți. Pentru PCAATTORNEYS și celelalte companii, uniFLOW oferă o evidență a costurilor direct în aplicație, cu alocare directă pe fiecare client.

Când trimiți un document la imprimat, în aplicația dedicată a platformei apare o fereastră unde poți aloca costul aferent acelei acțiuni de imprimare. Fie e un cost intern, fie pe un anumit proiect. La final de lună, e furnizat un raport detaliat, de la numărul de pagini imprimate la cele scanate și care a fost activitatea pe cont.

În acest context, și Alexander Popa a subliniat că aici impactul a fost imediat și vizibil. „Acest lucru s-a regăsit atât în consumul de resurse, cât și în recuperarea costurilor, fără pierderi”, a adăugat acesta.

O soluție construită prin integrarea serviciilor cloud

Atât felul în care muncim s-a schimbat, cât și tehnologiile prin care o facem. În timp ce în viața personală folosești în fiecare zi – fie că-ți dai seama, fie că nu – un serviciu cloud, acesta poate ușura enorm munca și în mediul profesional.

Pe nevoile PCAATTORNEYS de imprimare și scanare, platforma uniFLOW vine cu componentă colaborativă. Altfel spus, poți scana un document pe un echipament, iar acesta să fie trimis direct în Microsoft Teams, spre exemplu, unde echipa discută pe un anumit proiect. Și toți cei implicați primesc notificare când a survenit o schimbare. Sau documentul poate fi trimis către oricare alt serviciu de cloud storage disponibil, de la OneDrive și Microsoft Drive până la Evernote și Dropbox. Te autentifici cu contul respectiv, apoi partajezi direct acolo.

Componenta cloud își mai arată utilitatea și când vine vorba de imprimare. Cel mai probabil până acum ai încercat de câteva ori imprimarea wireless, printr-o imprimantă care este conectată la aceeași rețea Wi-Fi ca laptopul sau telefonul de pe care trimiți documentul. Trebuie însă avut în vedere ca această modalitate nu este foarte sigură, este dependentă de performanța Wi-Fi și nu funcționează de fiecare dată fără probleme.

Ce propune Canon prin uniFLOW este să imprimi de oriunde, de pe orice dispozitiv, fără să conteze tipul de rețea la care ești conectat. Astfel, chiar dacă lucrezi de acasă, poți imprima la birou, iar în aplicație poți notifica un coleg să îți preia documentele.

uniFLOW se integrează foarte ușor cu toate echipamentele, iar aplicația dedicată pentru telefon te ajută și să scanezi documente „on the go”. Pur și simplu faci o poză, aplicația ți-o interpretează ca o scanare și o poți trimite direct la imprimare, în cloud sau în grupul în care se discută proiectul respectiv.

Iar acel „smart client” de pe laptop e atât centrul de gestionare a operațiunilor de imprimare și a costurilor aferente, cât și un centru de notificări pentru a nu pierde din vedere ce operațiuni ai în derulare.

Totodată, ține și o arhivă de acțiuni de imprimare pe o durată pe care o poți seta. Astfel, dacă peste două zile sau o săptămână ai nevoie să imprimi din nou anumite documente, le poți lua direct de acolo. Iar dacă ai trimis la imprimare un set de documente, dar ai observat o eroare, poți anula ușor și corecta.

Partea bună la o astfel de soluție integrată în cloud este că alternativă locală e limitată de stocarea de pe serverul local. În cloud nu mai există problema asta.

Integrarea uniFLOW în fluxul de lucru al PCAATTORNEYS, o companie mică, dar cu un set specific de cereri și cu o nevoie critică de securitate, arată și că serviciile avansate de imprimare și scanare nu sunt doar pentru corporații mari.

Nevoile fiecărui business sunt diferite, dar fără îndoială fiecare are nevoie de: productivitate, eficiență, integrare cu servicii digitale deja folosite de angajați și un control foarte bun pe costuri.

Întrebat dacă acest sistem a îmbunătățit eficiența afacerii, Alexander Popa a spus „cu siguranță”. „În câteva cuvinte simple ar suna așa: Nu se mai realizează activități de imprimare fără control și fără un centru de cost alocat. Ceea ce este extrem de important, deoarece această activitate se traduce în «recuperarea banilor pierduți și evitarea pierderilor»”.

uniFLOW se poate dovedi, pentru orice afacere, o componentă esențială a unui flux de lucru sigur, eficient, securizat la cel mai ridicat nivel și conectat. Astfel de integrări scad considerabil timpul și costurile aferente, sporind, în același timp, capabilitățile de colaborare între oameni.

Tehnologia este, în esență, un factor care te ajută să îți faci treaba mai bine și mai sigur, chiar și de la distanță, ceea ce este un factor crucial în orice mediu de lucru modern. Tehnologia își arată adevăratul potențial când uiți că e parte din munca ta, dar îi vezi beneficiile direct în ceea ce faci.

Articol susținut de Canon