Cum iti poti creste afacerea pe termen lung cu ajutorul investitiilor in tehnologie?

Aproape jumatate din IMM-urile din Romania considera ca pentru reducerea costurilor in afaceri este importanta utilizarea tehnolgiei in procesele de lucru, arata un studiu Ipsos Mori. Specialistii Microsoft atrag atentia ca atunci cand cheltuiti bani pe tehnologie este bine sa achizitionati doar solutii de care aveti nevoie cu adevarat. Achizitionarea este reactiva. De cele mai multe ori antreprenorii cheltuiesc bani pe servicii de care "cred" ca au nevoie, dar de fapt nu le utilizeaza niciodata sau le utilizeaza prea putin, in timp ce produse cu utilizare larga nu au licentierea corecta.

Daca investiti in tehnologie puteti face lucrurile putin diferit. Ganditi pe termen lung si investiti in solutii eficiente economic care sa se dezvolte impreuna cu afacerea. Si veti gasi modalitati inovative de a obtine o valoare mai mare din fiecare ban cheltuit - mai arata Microsoft.
Abordarea investitiilor este cel mai bine reprezentata de procesarea in cloud. Cand solutiile IT sunt gazduite pe o platforma cloud, evitati cheltuieli mari de capital asociate tehnologiei locale. Acest lucru ramane valabil si atunci cand aveti nevoie de mai mult spatiu de stocare sau sa gazduiti aplicatii noi. Si costurile de afaceri sunt mai previzibile cu ajutorul modelelor de abonare flexibile oferite de numeroase solutii bazate pe cloud.

Cloudul hibrid - un prim pas facil

Cloudul nu implica afirmatia totul sau nimic. Este posibil sa doriti sa pastrati o serie de aplicatii pe serverele dumneavoastra locale si sa le mutati pe altele pe cloud. Cu ajutorul abordarii "hibride" dispuneti de flexibilitatea necesara pentru a va rula aplicatiile si a va gazdui datele in maniera cea mai buna pentru afacere. Aceasta poate fi locala, pe cloud sau intr-un mix al ambelor variante.

O maniera de a incepe, propusa de Microsoft, consta in solutii precum Office 365, Microsoft Azure si Windows Server.

Daca doriti sa va gazduiti aplicatiile in cloud, Office 365 asigura acces de oriunde la experienta Office familiara: de la utilizarea traditionala, cea pe desktop, pana la utilizarea pe dispozitive mobile. Si Microsoft Azure ofera o infrastructura pe cloud complet gestionabila pentru a va gazdui aplicatiile de afaceri. Veti dispune de capacitatea de a instala rapid noi aplicatii sau de a le muta de pe serverele locale pe cloud, atunci cand doriti.

Daca nu aveti servere care sa ruleze aplicatii la nivel local, extinderea afacerii poate necesita deseori noi servere care sa accepte software-ul adaugat. Dar, utilizand un server cu capacitate de virtualizare incorporata, precum Windows Server 2012 R2, aveti posibilitatea de a rula mai multe aplicatii pe acelasi server. Aceasta solutie elimina costurile suplimentare asociate achizitionarii unui hardware nou, serviciilor de intretinere IT si facturilor la curent.

Virtualizarea poate, de asemenea, simplifica procesul de upgrade. Acest lucru este in special important daca rulati Windows Server 2003, deoarece perioada de asistenta se va incheia pentru acest produs (inclusiv pentru Windows Small Business Server 2003) in data 14 iulie 2015. Faceti acum upgrade la Windows Server 2012 R2.

Platiti din mers

Indiferent daca in trecut achizitionati servere, programe software sau servicii, "a face cheltuieli" reprezenta singura optiune. Trebuia sa platiti direct, in avans, pentru ceea ce considerati ca aveti nevoie, indiferent daca era vorba despre un spatiu de stocare mai mare sau de o noua aplicatie de e-mail. Acum, tehnologiile cloud ofera un model de plata mai eficient: a plati din mers.

Acum douazeci de ani o "comanda urgenta" insemna livrarea peste noapte. Apelurile efectuate "dupa program" erau preluate direct de un robot telefonic. Iar strategia de crestere se masura in ani.

Acum afacerile evolueaza mai rapid. Comunicarea este imediata si 24/7. Iar inovarea are loc cu viteza luminii. Este incitant. Totul este posibil! Cu toate acestea, poate fi resimtita ca fiind coplesitoare. Cum ar putea vreodata o afacere mica sau medie sa tina pasul?

Adoptarea tehnologiei raspunde in mare parte acestei provocari. Vorbim de scalabilitate, control asupra cheltuielilor, dar si o crestere a eficientei, a colaborarii intre angajati, etc.

Cand vedeti promotii sau reclame la tehnologia cloud, puteti concluziona usor ca tehnologia cloud a fost creata pentru companiile mari. In realitate, majoritatea solutiilor cloud au fost create pentru afaceri de toate dimensiunile. Si, chiar daca alegeti sa credeti sau nu, afacerile mici si mijlocii (IMM-urile) reprezinta cea mai mare piata pentru aplicatiile si serviciile cloud datorita eficientei in afaceri pe care o pot furniza la un pret accesibil.

Un exemplu dat de Microsoft in acest caz este Light Candel Art - importator si producator local de lumanari parfumate si produse din ceara. Compania a avut o cifra de afaceri de peste 3,5 milioane euro, in 2014, detine 40% din cota de piata, are o echipa de 23 de angajati si lucreaza cu peste 200 de parteneri.

"Distributia in general, iar cea de lumanari parfumate in special, este un business de volum care are nevoie critica de informatii despre stocuri, disponibilitati, client, istoric, zonele de acoperire. Pentru cresterea nivelului de control, compania a decis in 2014 achizitia si implementarea unei solutii de gestiune a resurselor (ERP - Enterprise Resources Planning) care sa ofere insa si functionalitati de analiza si raportare. Derularea acestui proiect a implicat o analiza a infrastructurii hardware a Light Candel Art, iar concluziile au aratat nevoia achizitiei unui server nou, capabil sa sustina solutia ERP si baza de date SQL necesara", spune Ciprian Zeca, director economic Light Candel Art.

Proiectul a fost gestionat de o echipa comuna PC Garage-NOD si s-a derulat pe mai multe etape. Intr-o prima faza, analiza detaliata a cerintelor a identificat nevoia Light Candel Art pentru servicii de hosting profesional pentru propriul site de e-commerce. Serviciile oferite de un furnizor local de hosting nu atingeau nivelul asteptat de calitate, iar o schimbare era binevenita. Complementar, a aparut nevoia unui serviciu de e-mail de nivel business, deoarece compania utiliza un client gratuit integrat cu Microsoft Outlook.

In perioada iunie-iulie 2015 a derulat instalarea si configurarea fiecarei componente: server fizic, sistem de operare Windows Server 2012 R2 Standard Edition, SQL Server. Windows Server 2012 ruleaza in mod curent o singura masina virtuala pentru domeniu si SQL Server, cea de a doua masina virtual posibila prin tipul de licentiere ales, fiind pastrata pentru extinderea proiectului. La finalul lunii iulie 2015, solutia ERP si serverul Microsoft SQL erau deja in productie.

Light Candel Art beneficiaza acum de un server bazat pe sistemul de operare Microsoft Windows Server 2012, cu servicii active precum Active Directory ce permite identificarea si controlul autentificarii utilizatorilor si a dispozitivelor in infrastructura, un server de SQL, back-up in Azure pentru server si bazele de date SQL. Astfel, o copie de siguranta a datelor se pastreaza permanent in centrul de date Microsoft . La nivel de e-mail, compania foloseste Office 365 conectat cu adresa de domeniului propriu si cu OneDrive pentru stocarea fisierelor. Pentru o etapa ulterioara, Light Candel Art analizeaza oportunitatea migrarii portalului de e-commerce in Azure. "Am ales Azure Back-up deoarece costul era cu 40% mai mic prin comparatie cu achizitia si utilizarea unei solutii interne", sustine Ciprian Zeca.

​Articol realizat in colaborare cu Microsoft