Ce amenzi riscă firmele pentru nerespectarea obligațiilor financiar-contabile (analiză)

Amenzile pentru nerespectarea obligațiilor financiar-contabile de către companii au crescut, iar în unele cazuri s-au și dublat, după modificările aduse la Legea contabilității de Ordonanța trenulet, arată o analiză.

Toate modificările prevăzute în Ordonanța trenuleț (OUG nr. 115/2023) se aplică începând cu situațiile financiare anuale aferente exercițiului financiar 2023.

„Modificările cu cel mai mare impact vizează obligațiile privind existența manualului de politici contabile și efectuarea inventarierii, scopul autorităților fiind acela de crește gradul de conformare voluntară și totodată de a sancționa societățile care nu își îndeplinesc obligațiile statutare”, arată Miruna Dragoman, senior manager PwC România.

Potrivit ei, într-adevăr, „amenzile detaliate în articolul 42 din Legea contabilității nu au mai suferit modificări majore din 2011, iar unele chiar dinainte de 2008”.

Care sunt noile valori ale amenzilor?

„Un prim pas în majorarea amenzilor aplicabile societăților a fost făcut odată cu Legea nr. 296/ 2023 prin care s-a eliminat facilitatea potrivit căreia agenții economici sancționați în baza Legii contabilității aveau posibilitatea de a achita, în termen de 15 zile de la data înmânării sau comunicării procesului-verbal,  jumătate din minimul amenzii.

Înainte de modificările din Ordonanța trenuleț, o societate care deținea active și datorii sau efectua operațiuni economico-financiare fără să le înregistreze în contabilitate putea fi sancționată cu sume cuprinse între 1.000 și 10.000 lei. Începând cu sfârșitul anului 2023, ea poate fi amendată cu sume cuprinse între 2.000 și 20.000 lei, practic duble față de nivelul anterior.

O altă modificare de impact este legată de existența manualului de politici și proceduri contabile. Astfel, dacă o societate nu respecta prevederile emise de Ministerul Finanţelor Publice cu privire la aprobarea politicilor și procedurilor contabile, înainte putea fi sancționată cu amenzi între 300 și 4.000 lei. Acum poate primi amenzi între 4.000 și 10.000 lei.

Vă reamintim că existența manualului de politici contabile este prevăzută și în Ordinul ministrului finanțelor publice (OMFP) nr. 1802/ 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, dar obligația de aprobare a politicilor și procedurilor contabile este reglementată în  Legea Contabilității. Desigur, responsabilitatea le revine administratorilor care semnează o declarație ce se depune împreună cu setul de situații financiare anuale, declarație prin care aceștia confirmă că politicile contabile utilizate la întocmirea situațiilor financiare anuale sunt conforme cu reglementările contabile în vigoare.

În general, o societate trebuie să își pregătească încă de la înființare manualul de politici contabile prin care detaliază politicile și procedurile contabile pe care le va aplica în efectuarea operațiunilor financiar-contabile, ținând cont de specificul activității desfășurate. Desigur, de-a lungul timpului manualul de politici și proceduri contabile trebuie actualizat astfel încât să cuprindă modificările aduse legislației în vigoare sau, după caz, eventualele schimbări cu privire la politicile contabile aplicate la nivelul societății.

Preocuparea pentru manualul de politici contabile implică o recurență redusă, însă nu același lucru se poate spune despre procesul de inventariere. Conform legii, efectuarea inventarierii patrimoniului este obligatorie cel puțin o dată în fiecare exercițiu financiar, dar și în cazul fuziunii, divizării, transformării sau lichidării unei societăți. Este important de menționat că efectuarea inventarierii anuale se referă la inventarierea tuturor elementelor patrimoniale și nu se limitează la elementele de active fixe sau stocuri. Prevederi referitoare la inventariere se găsesc în OMFP nr. 1802/ 2014, dar și în OMFP nr. 2861/ 2009.

Dacă o societate nu efectuează inventarierea patrimoniului cel puțin o dată pe an, începând cu anul 2023 poate fi sancționată cu amenzi între 3.000 lei și 20.000 lei, față de valorile anterioare cuprinse între 400 și 5.000 lei. Este important de reținut că în practică am observat că documentele pregătite cu ocazia inventarierii patrimoniului sunt solicitate și în cadrul inspecțiilor fiscale.

O altă modificare cu impact semnificativ este cea referitoare la sancțiunile/amenzile aplicate pentru nerespectarea prevederilor cu privire la utilizarea și ținerea registrelor de contabilitate și întocmirea și utilizarea documentelor justificative pentru toate operațiunile efectuate și înregistrate în contabilitate, dar și păstrarea și arhivarea acestora. Practic, prin modificările aduse, amenzile se măresc de la 300 - 4.000 lei la valori cuprinse între 2.000 lei și 20.000 lei. Conform legii contabilității, registrele de contabilitate obligatorii sunt registrul-jurnal, registrul-inventar, Cartea mare și balanța de verificare.

Noi termene de arhivare

În anul 2023, prin Legea nr. 36/2023 au fost reduse anumite termene de arhivare de la zece la cinci ani. Astfel, registrele de contabilitate, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate și bazele de date rezultatele în urma utilizării sistemelor de contabilitate se vor păstra pe o perioadă de cinci ani. Trebuie însă să fim vigilenți cu privire la modalitatea de calcul a acestei perioade.

Situaţiile financiare şi raportările contabile se vor păstra zece ani. Nu sunt aduse modificări amenzilor pentru nedepunerea în termen a situațiilor financiare anuale sau a raportărilor contabile.

Totuși, administratorii trebuie să acorde o atenție sporită modalității de conformare la Legea contabilității, deoarece, în urma acestor modificări legislative, o societate comercială cu un an financiar diferit de anul calendaristic, care are obligația auditării situațiilor financiare, dar nu și de a  întocmi situații financiare consolidate, dacă nu respectă prevederile impuse de lege poate fi sancționată cu până la 60.000 lei (sumă calculată pe valorile minime ale sancțiunilor), comparativ cu valorile anterioare de până la 20.000 lei (luând în considerare și facilitatea de a plăti jumătate din valoarea amenzilor în 15 zile)”, arată  în analiză Miruna Dragoman.