Redacția StartupCafe.ro
Două angajate ANAF au explicat, într-un webinar organizat săptămâna trecută pe tema e-Factura, cum pot proceda firmele în cazul facturilor dublate în SPV, ce pot face dacă furnizorul a facturat greșit și altele.
Întrebate cum se corectează o factură care a fost încărcată de două ori în SPV și dacă este suficient un mesaj de refuz în SPV sau trebuie încărcat un mesaj de storno, angajatele ANAF au răspuns: „Nu aveți cum să încarcați un mesaj de storno. Acel mesaj de refuz legat de obiecția pe care o aveți îl transmiteți în SPV”, potrivit HotNews.ro.
Am o problemă cu data în care înregistrez o factură primită în condițiile în care furnizorul o emite, de exemplu, cu data de 31 august, o transmite în e-Factura în termenul legal de 5 zile. Înțeleg că momentul la care este disponibilă factura pentru mine este momentul în care se regăsește în sistem, însă aici se creează o necorelare pentru că eu nu-mi recunosc în contabilitate un document cu data la care a fost emis și implicit în decontul de TVA.
ANAF: Conform legislației este disponibilă în sistem pentru descărcare la dvs. cu data la care ați primit-o. Va rugăm să puneți întrebarea și pe formularul de contact pentru că și dumneavoastră aveți dreptate că există o necorelație între ce declară furnizorul și ce declarați dvs.
Am o întrebare legată de codul de facturare 751 care este în scopuri contabile. Înțeleg că orice are legătură cu un bon fiscal, dacă se emite factură pentru un bon fiscal ar trebui să poarte acest cod, indiferent dacă valoarea achiziției este mai mare de 100 euro?
ANAF: Codul 751 se folosește în momentul în care au fost emise unul sau mai multe bonuri fiscale, indiferent dacă e sub 100 euro și ulterior se emite și factură.
Pentru facturile emise către un operator din UE, în speță Bolt, către persoane fizice și persoane juridice din România în numele persoanei juridice care prestează serviciul în România, este necesar ca persoana juridică care prestează serviciul să emită factură în SPV pentru serviciul prestat în România?
ANAF: Cred că vă referiți la facturile emise de Bolt în numele prestatorului persoană juridică. Aceste facturi ar trebui încărcate în SPV în funcție de acordul pe care l-ați încheiat cu Bolt. Dacă Bolt nu încarcă în SPV aceste facturi, atunci dvs. în calitate de furnizor să le încărcați.
Dacă partenerii cărora le trimitem facturi prin încărcare în platforma e-Factura nu sunt de acord cu facturile, cum anume se resping aceste facturi către ei și cum anume emitentul va ști că factura respectivă s-a respins?
ANAF: Partenerul care va avea o obiecție legată de această factură va trimite acel mesaj, iar emitentul va primi mesajul respectiv legat de această obiecție.
Cum trebuie să procedăm atunci când am primit facturi dublate în SPV? Am anunțat furnizorul dar nu a făcut nimic. Noi am înregistrat în contabilitate doar prima factură primită și pentru dublură am dat un mesaj că nu o luăm în considerare.
ANAF: Este foarte bine cum ați procedat. Nu aveți o altă posibilitate.
Am primit de două ori aceeași factură trimisă de furnizor. Am trimis mesaj de transmitere multiplă a facturii, dar nu am primit niciun mesaj de clarificare din partea furnizorului și nicio factură de stornare a acelei a doua factură încărcată eronat. Cum trebuie să procedez în contabilitate?
ANAF: O înregistrați o singură dată dacă este aceeași factură cu aceleași date.
În SPV nu putem deschide factura nici XML, nici PDF, deși furnizorul spune că are totul în regulă.
ANAF: Până acum nu au fost sesizate probleme (asemănătoare n.r.), dar puteți transmite prin formularul de contact către colegii noștri de la asistență tehnică un mesaj cu o captură de ecran și să verifice. Am întâlnit situații când s-au trimis din SPV, de pe autentificare certificat, pe rubrica de RO e-Factura Test. Nu aceea este calea de a transmite facturile, ci pe autentificare RO e-Factura.
O factură primită în SPV dar care a fost trimisă eronat, marfa fiind expediată altui client, care este procedura de rezolvare? Trimit doar mesaj? Nu sunt obligat să o înregistrez.
ANAF: Dacă marfa a fost trimisă altui client, a fost trimisă eronat, înseamnă că nici factura nu are datele dvs. Se anunță prin mesaj furnizorul și nu se înregistrează. Dacă totuși s-a trimis pe numele dvs. factura dar marfa a ajuns la alt client, atunci ar trebui să trimiteți mesaj furnzorului să storneze factura respectivă.
O factură ce conține erori poate fi corectată prin modificare și retransmitere cu codul 384 fără a se emite o factură de stornare? Cum este corect?
ANAF: Articolul 330 din Codul fiscal ne specifică că modalitatea de corecție a facturii este prin stornare. Recomandarea ar fi să se facă stornare și repunerea corectă cu 384 sau se poate veni pe 384, dar doar cu diferență în plus sau în minus.
Dacă o factură a fost trimisă de două ori în sistemul RO e-Factura, este identică, cum se corectează această situație? Stornarea se poate interpreta ca și cum sunt stornate ambele facturi, avnând același număr. Se va emite o factură cu suma negativă pentru a ajunge la valoarea corectă acel partener?
ANAF: Dacă este identică, atunci se trimite mesaj că factura a fost trimisă de două ori și se înregistrează o singură dată.
Furnizorul poate să răspundă prin SPV? Am înțeles că poate vedea mesajele. Vreau să înțeleg dacă poate să și răspundă din punct de vedere tehnic.
ANAF: Nu are posibilitatea. Doar beneficiarul facturii poate transmite un mesaj legat de o obiecție, însă furnizorul nu are această posibilitate.
Pe facturile emise în baza bonului fiscal suntem obligați să introducem în factură toate produsele din bonul fiscal sau putem specifica doar produse conform bonului fiscal?
ANAF: Asta depinde de modalitatea dvs. de lucru. Dacă aveți în space un bon fiscal pe care sunt enumerate toate produsele, pe factură puteți scrie „factură conform bon” atașați bonul.
O asociație de proprietari emite facturi către societățile comerciale sau instituții publice care au spații comerciale sau apartamente în cadrul asociației. Aceste facturi reprezintă contravaloarea utilităților ce se afișează pe listele de plată ale asociației. Aceste facturi trebuie transmise în e-Factura? Conform prevederilor legale, asociațiile nu au obligația până la 1 iulie 2025.
ANAF: Aveți dreptate, pentru asociațiile de proprietari și asociații în general, termenul obligatoriu este 1 iulie 2025, dar în perioada 1 iulie 2024 – 30 iunie 2025 puteți opta prin înregistrarea în „Registrul RO e-Factura opțional”, dar nu sunteți obligați.
Cum se aplică penalitățile dacă nu se respectă termenul de 5 zile sau nu se transmit?
ANAF: Dacă se transmit cu întârziere facturile, sunteți sancționați cu amendă între 5.000 – 10.000 lei la mari contribuabili, 2500 – 5.000 lei la mijlocii și 1.000 – 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și fizice. Dacă nu se transmit deloc, sunteți sancționat cu 15% din valoarea facturii.
Cum este anunțat furnizorul că o factură este refuzată de client?
ANAF: Clientul trimite un mesaj prin sistemul e-Factura. În dreptul facturii respective o să găsiți „Facturi primite”. În dreptul ei aveți „Descarcă XML”, „Descarcă PDF” și „Trimite mesaj”. Când se va merge pe secțiunea „Trimite mesaj”, se va trimite mesaj furnizorului că se refuză factura respectivă.
Cum procedăm dacă furnizorul facturează greșit și nu modifică în timp util deși îl atenționăm?
ANAF: Dumneavoastră nu aveți decât posibilitatea de a trimite un mesaj legat de obiecția pe care o aveți la factura respectivă. O altă posibilitate nu aveți. Furnzitorul trebuie să își ia toate măsurile și să factureze corect.
Factura e trimisă pe 30 iulie și este încărcată pe 8 august. Cum este corect să fie încărcată în contabilitate?
ANAF: Facturile încărcate în sistem sunt disponibile beneficiarului pentru descărcare la data când ele apar în sistemul e-Factura. Deci clientul o vede în sistem pe 8 august. În această situație, înregistrarea în contabilitate va fi făcută în luna august.
Trebuie listate facturile din SPV sau doar salvate în arhivă electronică?
ANAF: Listarea o faceți pentru dumneavoastră, probabil în scopuri contabile. Legislația precizează că se salvează toate facturile primite prin SPV și se arhivează.
Dacă furnizorul este o persoană fizică care are cod de TVA, mai trebuie transmisă factura?
ANAF: La acest moment, din punct de vedere tehnic nu este posibil, dar trebuie transmisă.
În cazul în care contribuabilul nu emite factura, cum poate notifica destinatarul neemiterea acesteia? În legislație este prevăzută notificarea în procedura ANAF.
ANAF: Da, se va veni cu Ordin privind procedura de notificare a contribuabilului pentru netransmiterea la timp a facturilor prin SPV.
Cu privire la relația B2B, dacă clientul spune că este persoană juridică, dar îmi trimite un CUI invalid sa e radiat, cum procedăm cu emiterea facturii prin sistemul e-Factura? O putem considera B2C, având în vedere că acesta nu s-a indentificat cu date valide?
ANAF: Aici este obligația dvs. să-i verificați datele pe Ministerul de Finanțe, să vedeți dacă sunt valide și, eventual, să luați legătura cu el. Nu este considerată relație B2C. Este B2B!
Avem situații în care clienții își completează datele într-o platformă. La momentul completării, datele sunt valide, dar ulterior CUI-ul este radiat și la momentul emiterii facturii, datele introduse de el în platformă nu mai sunt valide. Uneori nu reușim să dăm de persoanele respective. Cum procedăm?
ANAF: Păi, dacă CUI-ul este radiat, înseamnă că nu mai aveți cui să trimiteți factura. Asta ține și de modalitatea dumneavoastră de lucru, unde între momentul în care verificați datele și cel în care transmiteți factura.
ONG-urile sunt obligate să transmită facturile în e-Factura?
ANAF: ONG-urile, organizațiile non-profit, partidele politice și alte asociații și fundații nu au obligația transmiterii facturilor prin sistemul e-Factura în perioada 1 iulie 2024 – 30 iunie 2025.
Unui cabinet stomatologic i se cere de către pacient o factură pe firmă pentru decontare, trebuie să emită e-Factura în acest caz?
ANAF: Codul fiscal specifică faptul că societățile ori contribuabilii care desfășoară activități fără drept de deducere nu au obligația emiterii facturii, dar în momentul emiterii facturii, considerăm că factura respectivă ar trebui trimisă prin sistem.
Cum se procedează în cazul în care din greșeală o factură în relația B2B a fost transmisă de două ori și validată de două ori în sistemul e-Factura. Cum se corectează această situație?
ANAF: Dacă este vorba despre aceeași factură, cu aceeași dată, cu același număr, recomandarea ar fi ca partenerul, la momentul la care o primește, la una dintre acele facturi să trimită un mesaj (în SPV) în sensul că are obiecții asupra celei de-a doua facturi și să se țină cont doar de o singură factură.
Avem obligația de a înregistra toate facturile prin SPV, indiferent dacă le refuzăm prin mesaj în SPV și indiferent dacă le recunoaștem sau nu?
ANAF: Veți înregistra doar facturile pe care le recunoașteți. Cele la care ați trimis mesaj de obiecții nu se mai înregistrează.
O asociație nu este înregistrată în scopuri de TVA. Companiile sunt membre și pentru plata cotizațiilor emitem facturi fără TVA. Pentru a fi siguri că ne vor plăti cotizațiile în timp, am încărcat de la începutul anului facturile în e-Factura. Acum trebuie să ne înscriem și în „Registrul e-Factura Opțional” ori suntem înscriși automat deoarece am încărcat facturi în SPV?
ANAF: Înscrierea în Registrul opțional nu se face automat. Se face pe bază de solicitare din partea contribuabilului. Pentru cotizații la ONG-uri nu se emite factură. Dacă s-a emis factură, aceasta nu ar trebui transmisă prin sistemul e-Factura.
Am achiziționat un produs de la un cunoscut lanț de magazine de electronice la începutul lunii iulie și nu a pus factura în SPV. Prin urmare, la finalul lunii am dus produsul înapoi și am solicitat returul. Am găsit în SPV factura de storno pe care nu am înregistrat-o pentru că nu era pusă și factura de achiziție. Le-am dat mesaj în SPV. Am procedat corect?
ANAF: Da, ați procedat corect.
Este corect ca beneficiarul să înregistreze facturi primite în e-Factura mai târziu de 5 zile, dacă expeditorul a trimis cu întârziere?
ANAF: Da, se înregistrează, doar că furnizorul este pasibil de sancțiuni.
Unde pe factura în format PDF este indexul de încărcare, dar și cel de descărcare?
ANAF: Indexul vă apare și la transmiterea facturii.
PFA cu activitate de pescuit a transmis în e-Factura fără cod NC pentru pește, cum ar trebui să procedez la corectarea acestora?
ANAF: De la 1 ianuarie 2024 nu văd de ce ați mai trece poziția tarifară. Dacă ați transmis facturile fără poziție tarifară, ele au fost transmise. Sunt corecte.
Pentru facturile simplificate este o nouă adaptare de a transforma facturile clasice, normale, sub 100 euro în facturi simplificate fără a menționa pe ele că sunt facturi simplificate. Se păstrează numărul mare de elemente conform art. 319 (din Codul Fiscal n.r.) din perspectiva nedeclarării în SPV prin e-Factura. Este o practică corectă? Vom deduce din faptul că nu le primim prin SPV că sunt sub 100 euro, ca fiind facturi simplificate?
ANAF: Facturile simplificate nu se trimit prin SPV. Atunci aveți dreptul de deducere a TVA.
Cum procedăm în cazul facturilor încărcate de furnizor pe SPV? Nu sunt complete și beneficiarul le refuză. Este suficient un refuz înscris pe email sau este obligatoriu să trimitem mesaj prin SPV pe linia facturii primite?
ANAF: În cazul refuzului, clientul nu va înregistra o factură, însă furnizorul este obligat să o storneze prin SPV, iar clientul nu va înregistra nici stornarea din moment ce a refuzat factura. Dacă factura este emisă pe numele dumneavoastră, îi trimiteți mesaj că nu este corectă, iar furnizorul va trimite factură de corecție.
Dacă nu pot lista o factură din SPV însă există XML, ce ar trebui să fac? Listez XML? Am transmis mesaje în SPV dar nu am primit niciun răspuns.
ANAF: Puteți să vă arhivați XML, să-l salvați, sau puteți să încercați să-l transformați prin aplicația pusă la dispoziție de Ministerul de Finanțe.
În situația unui control ulterior, dacă nu s-au păstrat fișierele e-Factura și ele nu mai pot fi descărcate din SPV, se mai poate pune problema dreptului de deducere?
ANAF: Puteți face o solicitare dacă nu le-ați descărcat în cele 60 de zile de pe SPV. Vor fi repostate documentele respective în SPV. Solicitarea se face prin formularul de contact la categoria Asistență servicii informatice. Acolo este submodulul e-Factura.
Există posibilitatea în SPV de descărcare a unui număr mai mare de facturi și nu numai fiecare factură în parte?
ANAF: Recomandarea ar fi să adresați această întrebare către colegii noștri de la IT prin formularul de contact.
Sunt facturi care sunt emise de ONRC sau alte instituții publice cu TVA. Se primesc în SPV?
ANAF: Dacă sunt emise cu TVA, înseamnă că instituția publică desfășoară activitate economică. Ele ar trebui transmise prin SPV. Dacă ele nu sunt trimise prin SPV, TVA-ul este nedeductibil.
Dacă am în sistem facturi emise în perioada 1 ianuarie – 30 iunie, dar care nu au fost înregistrate până la 1 iulie, pentru înregistrarea acestora sunt necesare XML și sigiliul Ministerului de Finanțe?
ANAF: Dacă sunt facturi emise în perioada 1 ianuarie – 30 iunie, aceasta peste perioada în care nu se sancționează emiterea facturilor, dar ele trebuiau trimise prin sistem.
Am o factură emisă pe 31 iulie cu bunuri intrate în gestiune pe 4 august. Cum se înregistrează factura în luna iulie?
ANAF: Înregistrați factura ca bunuri de sosit, factură emisă înainte de intrarea în gestiunea bunurilor respective.
Am avut furnizori care ne-au spus că factura a fost validată în sistemul e-factura și de ce noi nu o putem accepta în condițiile în care nu conținea toate elementele obligatorii conform Codului fiscal?
ANAF: Dacă aveți o obiecție legată de această factură, trimiteți un mesaj în acest sens, iar furnizorul trebuie să își ia măsurile necesare.
În cazul în care refuzăm o factură emisă din greșeală către societatea noastră și trimitem mesaj în SPV către furnizor, iar acesta nu o stornează, ce putem face? Neînregistrarea în contabilitate a facturii respective este justificată?
ANAF: Dacă este emisă din greșeală către societatea dvs., înseamnă că nu este pe datele de indentificare ale societății dvs. Atunci nu aveți de ce să o înregistrați în contabilitate.
Pentru fundații și asociații, obligativitatea transmiterii facturilor în e-Factura intră în vigoare începând cu 2025. Corect?
ANAF: Da!
Dacă totuși facturile au fost transmise în SPV, cum tratați această situație? Furnizorii, dacă sunt înscriși în SPV și transmit factura din sistemul propriu, sunt obligați să o transmită și pe email, iar destinatarul este înscris în SPV?
ANAF: Asociațiile și fundațiile nu sunt obligate până la 1 iulie 2025, dar în perioada 1 iulie 2024 – 30 iunie 2025 pot transmite și se pot înregistra în registrul e-Factura Opțional. Furnizorii de bunuri nu sunt obligați să transmită facturile în sistemul e-factura pentru aceste asociații, decât în cazul în care asociația este înregistrată opțional în Registru.
Am primit facturi în SPV care nu au la cod 380 și când le descarc apare pagina albă. Este eroare de la furnizor?
ANAF: Probabil a fost încărcată cu codul 381, pentru că acelea nu pot fi vizualizate. Recomandarea este ca furnizorul să vă emită factura pe codul 380.
Factura către un client non-UE pentru serviciile logistice de tip manipulare și încărcare/descărcare, prestate asupra unor bunuri aflate în zona liberă și în tranzit vamal extern. De exemplu, vin pe cale maritimă din China și ulterior sunt transportate pe cale rutieră către Ucraina. Trebuie transmisă prin RO e-Factura?
ANAF: Prin sistemul RO e-Factura se transmit facturile care au locul prestării pe teritoriul României. Dacă locul prestării nu este în România, atunci factura nu va fi transmisă prin e-Factura.
O societate comercială plătitoare de TVA a transmis facturile în SPV. Printr-o eroare a rămas selectat la informații suplimentare „taxare inversă”. Ce ar trebui făcut în acest caz?
ANAF: Înțelegem că facturile au fost emise corect din ce precizați. Faptul că a fost selectat la informații suplimentare taxare inversă, ați putea fi puși în situația de a emite o factură de corecție și a emite factura corectă ca să nu mai apară menționea „taxare inversă”.
Facturile ulterioare de discount se declară în e-Factura?
ANAF: Facturile de discount nu se declară în sistemul e-Factura.
Facturile de decontare trebuie transmise în sistemul e-Factura?
ANAF: Facturile de decontare nu reprezintă contravaloarea unor livrări de bunuri sau prestări de servicii și atunci nu ar trebui transmise prin sistemul e-Factura.
Dacă o factură a fost transmisă în e-Factura cu codul 380, iar ulterior se fac modificări asupra facturii și se reîncarcă cu codul 384, este suficient?
ANAF: Se face o stornare pe 380 și depunere corectă pe 384. Nu folosiți codul 381.
În cazul în care avem o factură primită fizic dar nu este încărcată în SPV de furnizor, cum se procedează? Se poate înregistra cheltuiala în contabilitate? Poate fi deductibilă?
ANAF: Dacă după 1 iulie 2024 nu este trimisă în sistem de către furnizor, nu puteți deduce cheltuiala din factura respectivă.
Am primit în luna a 7-a din 2024 o factură pe care o consider eronată din punct de vedere a cantității recepționate. Am transmis mesaj în sistemul e-Factura, însă furnizorul o va corecta prin stornare abia în august 2024. Cum procedez în contabilitatea lunii a 7-a?
ANAF: În luna a 7-a se înregistează factura eronată, iar în luna a 8-a stornarea și cu repunerea corectă a acestei facturi.
Se emit în continuare facturi cu scop special. În continuare sunt cerute pentru a însoți bunurile pe durata transportului având și informația despre preț pe care pe care nu o au avizele. Se menționează că acest exemplar a fost eliberat la solicitarea clientului și nu înlocuiește factura transmisă prin SPV, clientul urmând să înregistreze TVA pe documentul din SPV. Considerați că este o problemă?
ANAF: OUG 120/2021 specifică că se consideră original un exemplar al facturii. Exemplarul XML cu semnătura extinsă a Ministerului de Finanțe o primiți prin SPV. Nu îngrădește posibilitatea ca contribuabilul să primească și fizic, în format hârtie.
O unitate militară are obligația de a transmite facturile emise în SPV? Este vorba despre factura pentru deșeuri preluate de un colector economic autorizat, persoană juridică română.
ANAF: Instituțiile publice sau cele care desfășoară activități în calitate de instituții publice, nu în calitate economică, nu transmit facturile prin SPV. Dacă este o factură care are legătură cu activitatea economică… nu știu în ce sens unitatea militară emite facturi pentru deșeuri, atunci se transmite prin SPV. Unitățile militare, respectiv celelalte instituții, nu au obligația trimiterii facturilor care au la bază contracte clasificate. Aici trebuie analizat în ce bază sau de ce emiteți factura pentru deșeuri.
Cum vom raporta facturile aferente persoanelor fizice? În ce câmp vom raporta CNP-ul? Dacă nu avem CNP?
ANAF: Deocamdată, tranzacțiile în relația B2C nu este obligatorie. Dacă vreți să le transmiteți, puteți.
Nu se corelează datele din factură cu datele din SAF-T. Dacă avem o factură de storno înregistrată în contabilitate cu semnul minus, cum o raportăm în e-Factura și în SAF-T?
ANAF: La momentul actual nu suntem în măsură să vă precizăm cum se va face corelația între sistemul e-Factura și SAF-T. Încă suntem într-o perioadă de implementare. Pe parcurs vom reveni cu informații suplimentare și cu alte seminarii web referitoare la sistemul RO e-Factura.
Un furnizor poate vedea și răspunde la un mesaj transmis prin SPV pentru o factură la care clientul a notat niște obiecții?
ANAF: Toate mesajele care se transmis prin e-Factura pentru facturi la care aveți obiecții sunt primite de către furnizor.
De câteva zile prin sistemul e-Factura am primit facturi ZIP cu mărime de 1 kilobyte, arhivă care nu se poate deschide. Ce putem face în acest caz? Unde sesizăm aceste probleme?
ANAF: Prin formularul de contact la asistență tehnică, servicii informatice.
O societate plătitoare de TVA din România facturează marfă către o societate impozabilă din Italia, cu cod de TVA din Italia. Marfa rămâne însă pe teritoriul României. Trebuie raportată această factură în RO e-Factura?
ANAF: Este o factură pentru livrări de bunuri care au locul în Italia. Deci factura respectivă nu ar trebui transmisă în sistemul RO e-Factura.
Cum se trimite în sistemul RO e-Factura mesaj de neacceptare a facturii primite?
ANAF: În rubrica de răspunsuri factură, în dreptul facturii asupra căruia aveți de transmis un mesaj, o obiecție, aveți lângă acel PDF, XML și o casetă „Trimite mesaj”. Aceea este rubrica pe care se transmite acel mesaj legat de obiecție.
Ambalajele reutilizabile (navetă, sticlă) se completează în XML din e-Factura?
ANAF: Pe art. 286, alin 4. din Codul fiscal se precizează că ambalajele care circulă între furnizor și clienți nu sunt cuprinse în baza de impozitare a TVA și atunci nu ați avea de ce să le transmiteți în e-Factura, conform modificărilor din Ordonanța 69/2024 la OUG 120/2021.
O societate cu capital majoritar de Stat are în concesiune bunuri din domeniul public al Statului. Conform HG 1486/2005, societatea pune gratuit la dispoziția jandarmilor bunuri, spații necesare apărării, supravegherii. Unitățile militare facturează cheltuieli. Trebuie să se transmită facturile prin e-Factura?
ANAF: Refacturarea nu este activitate economică și nu au obligația trimiterii prin e-Factura.
---