”Comerț” și ”Micro-industrializare” 2017: Cum te descurci cu investițiile în doar 60 de zile

Ce posibilități are un antreprenor să realizeze investiții într-un termen scurt, în condițiile în care trebuie să treacă peste obstacolele legate de birocrația specifică oricărui proiect, la care se adaugă provocările perioadei de iarnă care nu vine doar cu o vreme aparte, ci și cu o vacanță pe care puțină lume o ratează? Ca studiu de caz i-am luat în calcul pe cei aproximativ 365 de beneficiari care vor trebui să gestioneze o astfel de provocare pentru realizarea investițiilor cofinanțate prin programele guvernamentale ”Comerț” și ”Micro-industrializare”, sesiunea 2017.

Anul acesta antreprenorii care vor avea bafta să primească finanțare de la stat în cadrul programelor ”Comerț” și ”Micro-industrializare” vor trebui să finalizeze investițiile în 60 de zile lucrătoare de la data la care vor semna contractele, moment așteptat să aibă loc oficial în perioada 29 noiembrie - 11 decembrie 2017.

Situația este cu atât mai inedită cu cât, la acest termen relativ scurt se adaugă provocările specifice perioadei de iarnă, mai exact o vacanță cu multe sărbători tradiționale peste tot în lume, pe care puțini sunt dispuși să le sacrifice pentru cei câțiva dolari în plus pe care îi pot câștiga, și o vreme pe care unii o anunță geroasă, cu temperaturi de minus 15-20 de grade și consumuri-record de electricitate si de gaze naturale.

Deși este vorba de proiecte foarte mici, ne raportăm la această situație pentru că va reprezentă un tablou cu totul inedit pentru orice antreprenor și o provocare rară pentru orice manager de proiect profesionist. Altfel, elementele pe care le vom analiza în continuare sunt general valabile pentru orice proiect de investiții care trebuie să depășească situații critice din cele mai diverse.

Ca antreprenor nu trebuie să faceți greșeala de a lua rețeta de mai jos ca pe o matrice a succesului garantat. Ea trebuie utilizată ca un compendiu al disciplinei la care se raportează Managerul de proiect, în care teoriile fundamentale se contopesc cu lecții învățate în circumstanțe din cele mai neobișnuite. Trebuie trecută de fiecare antreprenor în parte prin propriul filtru de valori și apoi adaptată contextului particular al organizației pe care o conduce.

Punctul nevralgic: achizițiile

Cum bugetul alocat pentru astfel de proiecte este securizat odată cu inițierea lor, ce corespunde cu semnarea contractului de finanțare, punctul nevralgic îl vor reprezenta achizițiile, înțelegând prin aceasta întreg fluxul de la identificarea reperelor ce fac obiectul investiției, până la intrarea lor în patrimoniul organizației.

Reperele au fost identificate la fundamentarea bugetului și tot atunci probabil au existat discuții cu mai mulți potențiali furnizori. Totuși pentru ca proiectul să poată fi considerat un succes mai rămâne să se perfecteze contractele de furnizare și să se recepționeze efectiv utilajele, echipamentele, licențele ...etc care fac obiectul investiției.

Pentru încheierea contractelor de furnizare, orice organizație care are un minim sistem managerial va apela în acest moment al proiectului la ceva mai mult decât o simplă negociere și va trece printr-un proces de achiziție mai mult sau mai puțin laborios. Proiectele din studiul nostru vor trebui să parcurgă această etapă chiar dacă nu este specifică firmelor mici pentru că finanțatorul le impune respectarea unor principii precum:

1. nediscriminarea – ex. să nu limiteze accesul unora dintre potențialii furnizori invitați la procedura de achiziție în detrimentul altora

2. tratamentul egal – ex. să nu furnizeze informații care ar putea crea unuia/unora dintre potențialii furnizori un avantaj în raport cu ceilalți

3. recunoașterea reciprocă - ex. să accepte diplome/certificate emise de organisme de certificare acreditate aflate în alte jurisdicții atâta timp cât pot fi valabile și în România

4. transparența – ex. să își facă cunoscută intenția privind derularea procedurii de achiziție prin publicarea informațiilor referitoare la procedură, acestea fiind disponibile în mod continuu

5. proporționalitatea – ex. să stabilească cerințe pentru potențialii furnizori proporționale cu valoarea și obiectul contractului

6. asumarea răspunderii – ex. să nu întârzie nejustificat procesul de evaluare a ofertelor sau să creeze circumstanțe artificiale de anulare a procedurii de atribuire

Comentarii și recomandări la două seturi de întrebări importante

În contextul dat de specificul perioadei de implementare și de termenele care trebuie respectate, este bine ca încă de acum, înainte de semnarea contractului de finanțare, antreprenorii să continue partea de analiză a pieței pentru a răspunde la câteva întrebări simple:

(1) Care sunt modelele/versiunile reperelor care fac obiectul investiției, disponibile pe piață, și care răspund cel mai bine nevoilor mele?

Există mai mulți producători pentru reperul pe care doresc să îl achiziționez?

Există mai mulți furnizori pe piața din România?

După o primă analiză sumară a pieței majoritatea antreprenorilor tind ”să se îndrăgostească” de un produs anume din considerente ce țin mai degrabă de marketing decât de nevoile lor reale și astfel încep să ignore produsele similare de pe piață, produse care le-ar putea aduce avantaje competitive mult mai importante.

În sine, în această etapă este nevoie de o analiză ”la rece” a pieței în urma căreia antreprenorul trebuie să afle care sunt produsele similare de pe piață și să coreleze corect specificațiile produsului în care dorește să investească cu nevoile firmei pe termen scurt, mediu și lung (ex. ce contracte sunt în derulare și ce contracte previzionez pe termen mediu și lung, ce productivitate trebuie să aibă reperele în care voi investi pentru a onora contractele respective, de cât personal am nevoie și ce specializări trebuie să aibă acesta).

Funcționalitățile pe care le are fiecare model sunt importante și trebuie corelate corect cu nevoile specifice ale organizației pentru a nu bloca capitalul firmei în investiții care vor fi utilizate la mai puțin de 70-80% din potențialul lor. Fie că vorbim de un utilaj pentru realizarea de produse metalice, de un echipament medical sau de o licență software pentru grafică publicitară, decizia antreprenorului este crucială în ceea ce privește dimensionarea corectă a modelului pe care îl va achiziționa pentru că altfel se vor cheltui bani pe resurse care riscă să fie folosite ocazional și să aducă un beneficiu minor la veniturile organizației.

Limitările pe care mi le impune infrastructura de care dispunem sunt la fel de importante. Este esențial să ne asigurăm din această fază că avem spațiu suficient și că există acces la toate utilitățile necesare pentru ca utilajele / echipamentele să poată fi operate în condițiile impuse de către producător.

Spre exemplu, pentru multe dintre utilajele/echipamentele mai complexe, producătorii solicită circuite electrice individuale, iar în cazul unei defecțiuni datorate nerespectării acestei condiții se poate pierde garanția. Foarte des ne uităm doar la dimensiunile echipamentului/utilajului fără să avem în vedere că trebuie prevăzut spațiu suficient pentru intervenții de tip mentenanță sau service ori există situații în care pentru a putea fi curățat utilajul are nevoie de un spațiu dublu față de cel pe care îl ocupă în mod curent. La fel și pentru o licență, va trebui să ne asigurăm că avem suficientă putere de calcul instalată.

Tot la analiza infrastructurii existente trebuie să avem în vedere că în multe cazuri reperele pe care le achiziționăm trebuie deservite de elemente accesorii fără de care nu pot funcționa și pe care trebuie să le dimensionăm corect ca să ne asigurăm că le deținem sau să le putem achiziționa sau ajusta (ex. aer comprimat, sisteme de răcire, sisteme de alimentare cu diferite tipuri de gaze, programe software dependente, alte sisteme de operare decât cele uzuale ...etc). Orice astfel de modificări ce țin de infrastructură se adaugă în fapt la costul investiției și implicit, ulterior, la costul producției.

Apoi antreprenorii tind să se uite la preț, mai precis la prețul de achiziție și uită de cele mai multe ori să se uite la prețul de operare (costul de operare). Spre exemplu, dacă voi alege un utilaj mai complex acesta poate să aibă un consum de energie mai ridicat în condițiile în care organizația nu se va folosi de întregul său potențial și astfel voi ajunge să am un cost de producție mai ridicat.

Același exemplu este valabil și în cazul echipamentelor medicale, iar în cazul licențelor voi avea nevoie de o putere de calcul mai mare și implicit voi ajunge tot la un consum ridicat de energie. Costul de operare poate fi apoi analizat din perspectiva materiilor prime și materialelor pe care trebuie să le utilizez, dar și din perspectiva cheltuielilor de întreținere.

În final, al patrulea element la care ar trebui să se uite un antreprenor atunci când alege să investească într-un anumit reper ține de o serie de factori cu impact în cazul materializării unor riscuri. Spre exemplu ar trebui să ne uităm la perioada de garanție, la condițiile de acordare a garanției și la nivelul de acoperire al garanției. În egală măsură ar trebui să ne uităm la condițiile de service – timpul de intervenție și de soluționare a problemelor, disponibilitatea unităților service din punct de vedere geografic, costurile pentru asistență service și dacă este cazul costurile și disponibilitatea pieselor de schimb. 

Adiacent, ne putem uita în egală măsură la reputația pe care o are brandul respectiv, vechimea producătorului pe piață, rețeaua de furnizori, distribuitori și service. Tot atât de important este să ne uităm la ciclurile de viață ale reperelor în care investim pentru că aceste cicluri ne vor dicta ciclul la care va trebui să reinvestim în fluxurile de producție.

(2) Cine sunt potențialii furnizori de pe piață pentru reperele pe care doresc să le achiziționez (identificați cel puțin 3-5 furnizori). Nu este suficient să știm numele firmelor ci trebuie să mergem în amănunt astfel încât să știm dacă sunt din România, sunt din Uniunea Europeană sau din afara ei - SUA, China ...etc.

Care sunt persoanele de contact cu care discut despre contract?

Pe ce coordonate vom trimite cererile de ofertă?

Sunt pregătiți furnizorii externi să îmi trimită o oferă în limba română sau trebuie să îmi adaptez procedura de achiziție pentru ei?

În unele cazuri, chiar dacă discutăm cu un furnizor din România este optim să achiziționăm reperele care fac obiectul investiției din alt stat membru al UE pentru a beneficia de avantajele pe care ni le oferă procedura de taxare inversă la TVA.

TVA-ul aferent investițiilor se recuperează prin compensare sau prin procedură administrativă, dar dacă organizația are încasări trimestriale semnificativ mai mici față de investiția realizată și cum procedura administrativă de recuperarea a TVA de la Ministerul Finanțelor este încă una de durată în multe cazuri, dacă nu avem lichiditățile necesare pe care să le blocăm pentru câteva luni în TVA putem achiziționa reperele care fac obiectul investiției dintr-un alt stat membru UE.

În această situație achiziția este scutită de TVA și astfel reducem efortul bugetar pe care îl avem de susținut. Dacă furnizorul este din afara spațiului UE trebuie să ne asigurăm că estimăm corect efortul financiar legat atât de TVA cât și de eventuale taxe vamale.

În egală măsură este important să știm cine este furnizorul și din ce țară este el pentru a previziona prețul de livrare, în contextul perioadei de iarnă și a sărbătorilor aferente acestei perioade (transport, asigurare, taxe de manipulare ...etc) și un calendar optim pentru contractare, expediție, punere în funcțiune, dacă este cazul, și inevitabil pentru plată.

Cine este  este persoana de contact pentru procedura de achiziție este un element la fel de important care trebuie știut din timp în contextul enunțat mai sus. Finalul de an este în sine o perioadă de închidere a activității cu multe raportări și deopotrivă o perioadă cu multe sărbători fapt pentru care trebuie să ne asigurăm că avem contactele necesare de la potențialii furnizori, dar și că aceștia cunosc cât de cât interesul nostru și au disponibilitatea necesară de a participa la procedura de achiziție.

Finalizați analiza pieței cât mai rapid

La finalul acestei analize antreprenorul trebuie să aibă contacte stabilite cu 3-5 potențiali furnizori și să poată trage o linie paralelă între produsele lor, pe baza câtorva specificații tehnice sau de preferat, pe baza câtorva specificații funcționale definitorii pentru reperele care fac obiectul investiției, specificații identificate pornind de la nevoile concrete ce privesc productivitatea organizației.

Analiza trebuie făcută acum și nu mai târziu pentru că suntem încă într-una dintre perioadele cele mai active din an, când disponibilitatea personalului din firme este la capacitate maximă. Reușim astfel să realizăm o activitate esențială pentru dinamica proiectului într-o perioadă de maximă eficiență pentru firme și, în același timp, reușim să reducem semnificativ volumul de muncă aferent celor 60 de zile pe care le impune în cazul nostru Guvernul pentru implementarea proiectelor cofinanțate prin programele ”Comerț” și ”Micro-industrializare”.

Utilizând aceeași strategie de ușurare a efortului ce trebuie altfel comprimat în 60 de zile, imediat ce vor primi Scrisorile de acceptare a proiectului la finanțare, antreprenorii ar trebui să demareze procesul efectiv de selecție a ofertelor. Procedura este una clasică în care se trimit solicitări de oferte către mai mulți potențiali furnizori (iată de ce este important să îi avem identificați din timp), iar dinte ofertele primite, în urma unui proces de evaluare, se stabilește oferta câștigătoare și implicit firma cu care urmează să se semneze contractul de furnizare.

Utilizați aici o platformă de genul FastBID.ro. Această platformă vă ghidează automat prin întreg procesul și vă automatizează toate sarcinile birocratice. Chiar și pentru cei care au experiență în domeniul achizițiilor este complicat să înceapă de la o pagină albă de hârtie.

• În primul rând nu veți fi nevoiți să reinventați roata pentru că platforma FastBID vă ajută să structurați automat informația care trebuie să se regăsească într-un Caiet de sarcini în așa fel încât să nu faceți greșeli de tipul ”am uitat să”.

• Tot prin platformă veți putea să trimiteți cererile pentru oferte către potențialii furnizori identificați de dumneavoastră, iar spre deosebire de email veți ști exact dacă le-au primit, dacă le-au deschis și câți dintre ei au început să lucreze la oferte. Cu siguranță mulți dintre potențialii furnizori vor avea întrebări pe care vor dori să vi le adreseze, iar dacă, spre exemplu, veți utiliza pentru comunicarea cu cei 3 furnizorii pe care i-ați invitat la procedură mijloacele clasice gen email sau telefon este posibil să vă treziți cu aceeași întrebare de la toți cei 3 și implicit, va trebui să le pregătiți tot atâtea răspunsuri.

• Din acest motiv vă recomandăm ca acest lucru să îl faceți automat tot prin intermediul FastBID, astfel încât întrebările să le aveți centralizate într-un loc, iar răspunsurile dumneavoastră să fie vizibile pentru toți cei pe care i-ați invitat la procedură. Ofertele primite de la firmele pe care le-ați invitat să ia parte la procedura de achiziție vor fi centralizate automat și astfel vă veți putea decide ușor asupra furnizorului.

• În final în mod automat platforma FastBID vă generează automat un raport ce conține toate detaliile procedurii, raport pentru care îl alte condiții ar trebui să alocați 2-3 zile de muncă.

Dați mesaje ferme și corecte către furnizori

Toate firmele sunt interesate să vândă, alocă resurse importante acestei activități, dar aceste resurse vin la rândul lor cu un cost. Din acest motiv este important pentru furnizor să aibă încredere în seriozitatea potențialului său client și implicit în procedura de achiziție la care este invitat să participe.

Procedura dumneavoastră de achiziție se va finaliza cu un singur câștigător, iar furnizorii știu acest lucru și vor încerca să își securizeze cât mai bine poziția de lider și să obțină cât mai multe confirmări din partea dumneavoastră asupra deciziei de achiziție, încă dinainte să înceapă procesul de selecție.

Dacă nu le veți da mesaje ferme în ceea ce privește maturitatea procesului de selecție pe care îl utilizați, cei care nu primesc confirmările așteptate nu vor fi dispuși să investească timp în procesul de ofertare, mai ales când urmează vacanța de iarnă.

Acesta este motivul pentru care, pe tot parcursul procedurii de achiziție, potențialii furnizori cu care intrați în contact trebuie să știe că veți avea o atitudine transparentă și nediscriminatorie cu toți cei pe care i-ați invitat să ia parte la procedura de achiziție, trebuie să știe că se vor bucura de un tratament egal și că vă asumați întreaga răspundere a procedurii.

Aceste lucruri sunt și mai bine receptate de către potențialii furnizori în momentul în care utilizați un serviciu ca FastBID, care este parte dintr-o platformă complexă, matură, lansată în 2015, ce a fost construită de experți din domeniul achizițiilor cu mulți ani de expertiză și nu de către oameni de IT, o platformă care are la bază o investiție de peste 100.000 Euro, parțial susținuți din fonduri nerambursabile acordate de Guvernul României și de Comisia Europeană și care integrează toate instrumentele de care veți avea nevoie ca să parcurgeți fiecare etapă a achiziției.

Recomandare: Nu inventați proceduri noi, reguli exotice; furnizorii nu sunt obișnuiți cu ele și riscați să nu vă trimită oferte sau să nu vă răspundă la solicitări!

Atenție la lichiditați!

Suplimentar, merită amintit faptul că bugetul alocat nu este o problemă, dar lichiditatea poate fi. Este o problemă tipică proiectelor multianuale în care organizația ”alocă banii”, îi previzionează în buget din timp dar este posibil să nu îi aibă efectiv în conturi la momentul la care este nevoie să se facă plățile pentru că, deși poți estima un buget multianual pornind de la contractele pe care le ai și de la încasările pe care ar trebui să le aducă acele contracte, din activitatea de zi cu zi știm că este posibil ca lichiditățile respective să nu apară la momentul previzionat sau că este posibil să apară cheltuieli prioritare care redirecționează acele lichidități, pentru moment, către un alt scop.

Exemplul cel mai des întâlnit este acela în care lichiditățile sunt redirecționate către achiziția de materii prime pentru a răspunde la comenzile urgente ale unor parteneri de care firma este dependentă, iar în cazul întreprinderilor mici mai putem adăuga și situațiile în care furnizori de care firma este dependentă nu sunt dispuși să accepte creșterea temporară a termenelor de plată.

Suplimentar, în cazul proiectelor care se bazează pe lichiditățile proprii și nu pe împrumuturi bancare, antreprenorii trebuie să gestioneze cu foarte mare atenție lunile de la finalul anului fiscal pentru că lichiditățile rămase necheltuite sau care nu au fost măcar amanetate printr-o factură se vor transforma în profit și implicit vor fi impozitate, astfel încât banii care sunt ținuți în conturi pentru investiții în luna decembrie vor fi în ianuarie mai puțini cu 16%.

Încă un motiv în cazul firmelor care vor iniția proiecte de investiții din surse proprii în cadrul programelor ”Comerț” și ”Micro-industrializare” de anul acesta să semneze contractele cu furnizorii cât mai repede și, pe cât posibil, să facă și plățile până la finalul anului 2017 în condițiile în care plățile respective corespund unor repere care au fost deja recepționate pentru că plățile în avans nu vor face decât să golească conturile de lichidități, în timp ce, din punct de vedere fiscal, sumele respective nu vor fi deduse și implicit vor fi impozitate pentru că se constituie sub formă de profit.

Cum nimic nu este niciodată sigur, chiar dacă a venit Scrisoarea de acceptare a proiectului, este bine să aveți în vedere a minimă analiză de risc și mai ale să semnați contractele cu furnizorii numai după ce în prealabil ați semnat contractul de finanțare, iar în cazul unor împrumuturi bancare să aveți un scenariu pregătit pentru situația în care statul nu vă v-a deconta banii.

Concluzie

Toate cele de mai sus se constituie într-o demonstrație a modului în care putem implementa proiecte importante pentru organizațiile noastre chiar și atunci când totul pare imposibil dacă ne bazăm pe cunoștințe temeinice și pe instrumente de lucru inovatoare. Pentru beneficiarii programelor ”Comerț” și ”Micro-industrializare” din sesiunea 2017 există totuși și vești mai bune, pentru că dacă nu vor reuși să își implementeze proiectele în timp util, pot solicita prelungirea perioadei de implementare până la finalul lunii mai sau până la mijloc de iunie, în funcție de linia de finanțare pe care au aplicat.