Cum infiintezi o firma in Romania

Tutorial StartupCafe - Cum infiintezi o firma in Romania

Ca sa sa poti face legal o afacere ar trebui sa ai o companie inregistrata. Firma legal inregistrata iti da posibilitatea sa obtii finantare (mai ales daca e vorba de fonduri europene, de exemplu), sa iei credit de la banca, sa angajezi oameni, sa inchei parteneriate de afaceri, sa colaborezi mai simplu si mai credibil cu furnizori si clienti.

Infiintarea unei firme nu garanteaza ca ideea ta de afacere va fi o reusita si nu inseamna ca, odata ce ti-ai infiintat firma ai devenit antreprenor veritabil; e o conditie necesara dar nu suficienta.Pe de alta parte, e bine sa stii ca atunci cand ai o firma vei avea mai multa bataie de cap: acte, contabilitate, tot felul de autorizari, controale, raportari.

In Romania, birocratia de afaceri poate fi, deseori, istovitoare dar fara o firma legal infiintata nu poti face mare lucru. In plus, infiintarea unei firme inseamna si o serie de rapunderi, dar despre asta vom discuta ceva mai incolo. Asa ca, hai sa vedem cum pornesti la drum ca sa iti infiintezi firma si ce anume ar trebui sa faci.

Cum alegi numele firmei. De ce numele firmei e important.

Daca te decizi ca e momentul sa infiintezi o firma, primul pas este sa iti alegi un nume. Pentru unii antreprenori e ca si cum si-ar boteza primul copil: numele firmei este colectie intreaga de aspiratii, emotii, atribute, dorinte. Pentru altii, numele firmei e doar denumirea unei entitati juridice fara incarcatura specifica a ceea ce ar urma sau ar trebui sa devina un brand.   

Sunt specialisti care spun ca e important sa alegi un nume potrivit cu ceea ce ar urma sa reprezinte ideea ta de afacere, sa spuna, sa transmita ceva despre afacerea ta. Pe de alta parte, numele entitatii juridice poate sa nu reprezinte nimic. Despre nume si brand se poate discuta la nesfarsit, brandingul e un amestec eclectic de stiinta si arta, emotii si logia, concret si abstract.

Putem adauga o lista lunga de denumiri care au facut sau fac deja istorie: de la companii precum Amazon, Uber, Microsoft la unele care poarta ori sunt legate de numele fondatorilor: Ford, Yamaha, Adidas, Boeing sau Bombardier.

Denumirea firmei: Ce ai vrea si ce mai gasesti

Daca ti-ai ales deja o denumire pentru companie sunt doua locuri unde ar trebui sa verifici daca denumirea este sau nu disponibila:

  • la ONRC (Oficiul National al Registrului Comertului)

  • la ROTLD (Registrul Domeniilor de Internet) daca e un domeniu .ro sau la alte registre ori agenti pentru domenii

La Registrul Comertului inregistrezi denumirea legala a firmei, (ex. S.C. Firma Mea SRL) adica numele sub care firma va opera: va emite facturi, va incheia contracte, va achita taxe si impozite.

La ROTLD sau alt registru pentru domeniul de internet inregistrezi denumirea adresei de web (ex. www.firmamea.ro) unde iti vor putea gasi website-ul firmei, cei care te cauta pe internet.

Nota practica: Teoretic, poti verifica online la ONRC daca o denumire e sau nu disponibila fara sa te deplasezi la Registrul Comertului. Iti trebuie un cont in sistem si, chiar daca interfata web nu mi se pare foarte prietenoasa, cu putina perseverenta ar trebui sa iti cam dai seama cum se face. Am scris teoretic pentru ca, la momentul redactarii acestui text eu nu am reusit sa fac acest lucru, cu succes, pana la capat.

Cu domeniul de internet e mult mai simplu, totul se rezolva online, inclusiv plata domeniului.

Atentie: rezervarea domeniului e una si gazduirea lui este altceva, e un serviciu separat.

Citeste si: "Cum si unde iti gazduiesti domeniul de internet si website-ul firmei"   

Ideal ar fi sa gasesti disponibila denumirea si intr-un loc si in celalalt. Poti avea ghinionul sa vezi ca sunt deja rezervate. Pont: aici merita sa revenim putin la ce fel de nume alegi. Daca e unul comun sau generic sansele ca altcineva sa fi fost mai iute sunt destul de mari. Daca ai un nume unic (un acronim interesant, o combinatie desteapta de litere, silabe sau cuvinte) ai putea sa scapi usor cu rezervarea.

E bine sa iti faci o lista cu variante si combinatii ale denumirii. As cauta sa vad prima data daca e liber domeniul de internet (mai cu seama in cazul unei idei de afacere digitala). La urma urmei, denumirea legala nu trebuie sa fie neaparat identica; poate avea unul-doua cuvinte in plus, de exemplu.

Sunt companii care au denumiri chiar diferite fata de domeniul de internet, ori fata de produsul sau serviciul pe care il ofera si care ajunge sa fie foarte cunoscut. Daca afacerea ta se va dezvolta, e posibil ca numele firmei cu care ai pornit sa conteze mai putin decat o marca sau un brand de produs pe care le-ai creat cu entitatea respectiva.

Retine ca marcile sau brandurile au in spate antreprenori sau firme dar nu toti antreprenorii sau firmele pot deveni marci sau branduri.

Citeste si: "Diferenta dintre nume, marca, brand".

Studii de caz in alegerea numelui: Facebook, Google, Apple

Am selectat pentru acest tutorial 3 studii de caz si va invit sa contribuiti cu propriile voastre povesti in care sa spuneti viitorilor antreprenori cum ati ales numele companiei voastre.

De la Facemash la Facebook

Logo FacebookSa luam, de pilda, Facebook. Fondatorul, Mark Zuckerberg, dezvoltase deja website-uri de retele sociale pentru colegi de la Harvard. Unul dintre proiecte se numea Coursematch, altul Facemash. In 2004 s-a apucat de The Facebook, nume luat de la pliantele in care erau prezentati profesorii si studentii. Altfel spus, ceea ce avea sa se numeasca ulterior Facebook, a preluat o denumire care sugera, cumva, ca e vorba de o "colectie" un fel de anuar de profile ale unor persoane.

Student la psihologie, Mark a intuit probabil ca primul lucru de care oamenii sunt interesati cand vor sa cunoasca alti oameni este sa vada cum arata acestia, iar "anuarul fizionomiilor" - cum ar putea fi adaptata in romaneste denumirea retelei sociale The Facebook, sugera ca e vorba despre o colectie de imagini ale unor persoane.

Daca observati, Facemash, un proiect asemanator dezvoltat de Zuckerberg, are la baza cam aceeasi idee. In 2004, The Facebook, ca denumire, nu avea cine stie ce rezonanta; a starnit, probabil, curiozitate si cel mai important a fost ceea ce puteau face studentii cu ideea propusa de fondator. As face un pariu ca s-ar fi putut numi si altfel, fara ca asta sa schimbe prea mult din succesul pe care avea sa il aiba compania.

Un motor de cautare

Logo GooglePe de alta parte, haideti sa ne uitam la Google. Denumirea in sine e rodul unei greseli de scriere la tastatura iar motorul de cautare s-a numit initial altfel. Iata scurta poveste (in traducere) a genezei numelui Google, asa cum a scris-o, in 2004, David Koller, un student de la Standford, universitatea in care a luat nastere compania fondata de Larry Page si Sergey Brin.   Koller spune ca sursa informatiilor sale sunt prietenii si colegii din aripa 3B a cladirii Gates Computer Science, Univeristatea Standford.

"In 1996, Larry Page si Sergey Brin si-au numit motorul de cautare "BackRub", denumire aleasa pentru algoritmul de analiza a backlink-urilor din reteaua web. Larry avea biroul in sala 360 din cladirea Gates Computer Science impreuna cu alti studenti printre care Sean Anderson, Tamara Munzner si Lucas Pereira.

In 1997, Larry si colegii sau de birou, discutau o serie de noi nume pentru tehnologia lor de cautare. Sean isi aminteste ca sesiunea finala de brainstorming a avut loc intr-o zi din septembrie a acelui an. El si Larry stateau in birou, in fata unei table albe, incercand sa gaseasca un nume bun - ceva care sa aiba legatura cu indexarea unei cantitati enorme de date. Sean a rostit cuvantul "googolplex" iar Larry a raspuns cu forma prescurtata "googol". Ambele cuvinte se refera la numere foarte mari. (n.t. - este vorba de 1 urmat de 100 de zerouri sau 10 la puterea 100).

Sean, care statea la calculator, a cautat in baza de date cu domenii de internet sa verifice daca noul nume sugerat de Larry este liber si se poate inregistra. Numai ca in timp ce tasta, a gresit si a scris "google.com" si a vazut ca acesta era disponibil. Lui Larry i-a placut numele si in urmatoarele ore a inregistrat domeniul "google.com" pentru el si pentru Sergey. Data oficiala a inregistrarii domeniului este 15 septembrie 1997."

Marul si computerele

Logo AppleRational vorbind, cati dintre voi s-ar fi gandit (in romaneste, desigur) sa denumeasca o companie de computere "Calculatorul Mar". Pe bune! Cum vine asta?! Marul e mar, computerul e computer! Ei, uite ca un tip pe nume Steve Jobs a "iesit din cutie" si a intrat in istorie.  

Noua biografie a fondatorului Apple scrisa de Walter Isaacson dezvaluie ca Jobs a ales numele in timpul uneia dintre dietele sale bazate pe fructe. "Au luat in considerare (n.r. - Jobs si Wozniak) cateva cuvinte tipice pentru tehnologie cum ar fi Matrix, niste neologisme precum Executek dar si denumiri plicticoase precum Personal Computers Inc. Urmau sa se decida pana in ziua urmatoare cand Jobs voia sa inceapa formalitatile. In cele din urma Jobs a propus Apple Computer.

"(...) Tocmai ma intorsesem de la o livada de meri. Suna amuzant, plin de spirit, neintimidant". Apple umaniza cumva cuvantul <<computer>> In plus, ne punea in fata  celor de la Atari, in cartea de telefoane" marturiseste Steve. Jobs i-a spus lui Wozniak ca daca nu gasesc un nume mai bun pana in dupamiaza urmatoare vor ramane la Apple. Si asta au facut, adauga autorul biografiei lui Steve Jobs in capitolul intitulat "Apple is Born".

Tipuri de entitati legale

Tutorial in lucru

PFA vs SRL

Societate cu Raspundere Limitata (SRL) sau Persoana Fizica Autorizata (PFA)? Aceasta este intrebarea la care multi antreprenori la inceput de drum sunt nevoiti sa raspunda. Startupcafe iti prezinta recomandarile specialistilor in drept societar, care sunt cele mai populare domenii in care activiteaza PFA-urile si SRL-urile din Romania, la ce se raporteaza antreprenorii in alegerea lor, dar si care sunt avantajele si dezavantajele  pe care le vei avea in functie de alegerea facuta.

Un SRL te va obliga sa astepti sfarsitul primului an de activitate, plus inca doua-trei luni (pana la depunerea bilantului) pentru a te bucura de profitul obtinut, iar un PFA manageriat in mod eronat te poate lasa fara intreaga avere personala.

Fiecare dintre cele doua forme de organizare juridica are avantaje si dezavantaje, insa ce ar trebui sa aiba in vedere un antreprenor la inceput de drum atunci cand face alegerea?

“Cel mai important aspect care trebuie avut in vedere de catre un antreprenor la inceput de drum pentru alegerea formei de organizare juridica este ce activitate urmeaza sa desfasoare.  Activitatea desfasurata are o importanta din punct de vedere al regimului fiscal. Cel putin in prezent, in lumina actualului Cod Fiscal. De asemenea, o importanta deosebita o are si volumul estimat al activitatii ce urmeaza a fi desfasurata.”, sustine Raluca Sima, managing partner la Sirbu & Sima Professionals.

Ce au ales in 2016 antreprenorii romani in functie de domeniul de activitate

In 2016, Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC) a inregistrat aproape 74.000 de SRL-uri, cu aproximativ 10.000 mai multe decat anul in 2015, relava datele statistice ale ONRC. Aceleasi informatii arata ca numarul de persoane care au decis sa isi deschida un PFA a scazut cu circa 10.000 fata de anul 2015, ajungand la circa 20 de mii.  

Cine opteaza pentru SRL si cine pentru PFA?

Avocata Raluca Sima sustine ca “de regula opteaza pentru PFA cei care urmeaza sa desfasoare activitati ce se incadreaza in sistemul de impozitare la norma de venit. Cel mai des este vorba despre activitati in domeniul IT”.

Norma de venit reprezinta o suma fixa stabilita anual de catre directiile finantelor publice teritoriale, in functie de specificul activitatii si de zona in care este desfasurata, cu conditia ca aceea activitate sa se regaseasca pe lista activitatilor independente eligibile pentru acest sistem de impozitare.

Mai concret, contribuabilii vor plati anual un impozit de 16% aplicat valorilor stabilite de directiile ANAF judetene, indiferent de nivelul real al veniturilor realizate.

“Un exemplu sunt activitatile care se incadreaza pentru regimul fiscal de impozitare la norma de venit. Pentru acestea, alegerea desfasurarii activitatii ca PFA este mai avantajoasa atat timp cat veniturile anuale nu depasesc 100.000 EUR, impozitul de 16% datorat avand ca baza de impozitare norma de venit si nu veniturile realizate. Pentru alte activitati insa, impozitul de 16% raportat la veniturile realizate poate parea dezavantajos in comparatie cu desfasurarea activitatii in cadrului unei microintreprindere care are obligatia achitarii unui impozit de 3%.”, este de parere coordonatorul Departamentului de Drept Societar al societatii de avocatura Sirbu&Sima.

De cealalta parte, persoanele care considera ca o Societate cu Raspundere Limitata este mai potrivita pentru estimeaza o dezvoltare mai rapida a activitatii si, de regula, au in vedere desfasurarea unor activitati de comert.

“Pentru SRL opteaza, de obicei, antreprenorii care vor desfasura activitati de comert, comert online spre exemplu, sau cei care, indiferent de tipul de activitate, au in vedere o evolutie in volum a activitatii mai rapida decat cei care aleg PFA.”, apreciaza Raluca Sima.

Avantaje si dezvantaje, PFA si SRL

Din februarie 2017, majoritatea taxelor pentru infiintarea celor doua forme de organizare juridica au fost eliminate. Practic, pentru infiintarea unui SRL va trebui sa scoati din buzunar doar 200 RON, pentru a obtine dovada depunerii capitalului social. Dupa finalizarea procedurilor de inmatriculare a firmei, banii pot fi retrasi din cont si folositi. In cazul unei PFA, inmatricularea la ONRC este practic gratuita, insa inainte de a face o alegere trebuie sa iei in calcul faptul ca pentru a deveni persoana fizica autorizata este necesara depunerea unei dovezi care sa ateste experienta in domeniul principal de activitate in care doresti sa activezi.

In plus, iti este limitata si posibilitatea de a iti alege mai multe domenii de activitate, pentru ca aceste trebuie sa fie in stransa legatura cu cel principal. Potrivit legii, un PFA poate avea in obiectul de activitate cel mult 5 clase de activitati prevazute de codul CAEN. In schimb, daca optezi pentru un SRL, iti poti alege cate domenii de activitate doresti si nimeni nu iti va cere sa dovedesti ca ai pregatire necesara pentru a activa in domeniul respectiv.

Pentru a deveni PFA, nu este necesar sa ai un capital social, insa trebuie sa fi foarte atent la modul in care iti vei manageria viitoare activitate si ce contracte vei semna, deoarece, din punct de vedere legal, poti raspunde cu averea persoanala pentru eventualele datorii si prejudicii pe care le-ai putea pricinui altor entitati.

Cum incasezi banii

Daca planuiesti ca noua ta afacere sa fie sursa ta de venit stabil luna de luna, ar trebui neaparat sa iei in considerare faptul ca modalitatea legala de a scoate banii dintr-o firma tip SRL este prin distribuirea dividendelor, dupa inchiderea anului fiscal.

De cealalta parte, ca persoana fizica autorizata te poti bucura de profitul realizat oricand.

“Un avantaj al PFA-ului este  ca diferenta ramasa dupa achitarea impozitului de 16% apartine titularului PFA, spre deosebire de societate unde atunci cand profitul este repartizat ca dividende, se mai achita un impozit de 16%.”, afirma avocata Raluca Sima.

Taxe si impozite pe care le vei plati pentru SRL (Societate cu Raspundere Limitata)

1.    16% pe profit sau 3% sau 1% ( pentru cele care au cel putin un angajat) pe venit pentru microintreprinderi.  Pentru ca un SRL sa se califice ca microintreprindere trebuie respectate urmatoarele conditii:

  • realizeaza venituri, altele decat cele din activitati desfasurate in domeniul bancar, in domeniile asigurarilor si reasigurarilor, al pietei de capital sau in domeniile jocurilor de noroc;

  • realizeaza venituri, altele decat cele din consultanta si management, in proportie de peste 80% din veniturile totale;

  • realizeaza venituri care nu au depasit echivalentul in lei a 500.000 euro;

  • capitalul social este detinut de persoane, altele decat statul si autoritatile locale,

  • nu se afla in dizolvare cu lichidare, inregistrata in registrul comertului sau la instantele judecatoresti.

2.    16% impozit pe dividende la final de an

Taxe si impozite pe care le vei plati in ca PFA (Persoana Fizica Autorizata)

1.   16% impozit pe venit

2.   10,5% sau  26,3% pentru CAS (sanatate) pe venitul declarat. Acesta nu poate fi mai mic de 35% din castigul salarial mediu brut utilizat la fundamentarea bugetului asigurarilor sociale de stat, dar nici mai mare de echivalentul a de cinci ori castigul salarial mediu brut utilizat la fundamentarea bugetului asigurarilor sociale de stat (in 2017, 3.131 RON) Pentru anul fiscal 2017, minimum 1.095,85 lei/luna si maximum 15.655 lei lei/luna.

3.   5,5% pentru CASS (asigurari sociale) in sistem real sau pe baza normei de venit.

In sistem real baza de calcul este reprezentata de venitul net anual realizat exclusiv cheltuielile reprezentand contributii sociale (diferenta dintre totalul veniturilor incasate si cheltuielile efectuate in scopul realizarii acestor venituri, exclusiv cheltuielile reprezentand contributii sociale).

La norma de venit, baza de calcul este valoarea anuala a normei de venit, raportata la cele 12 luni ale anului, ce nu poate fi mai mica decat un salariu de baza minim brut pe tara

In privinta actelor contabile pe care le presupune desfasurarea oricarei activitati economice, in cazul unui SRL acestea trebuie sa fie incheiate de un contabil autorizat, ceea ce presupune anumite costuri lunare in plus.

In cazul unui PFA, contabilitatea se tine in partida simpla si poate fi realizata chiar de catre tine. Chiar daca vei alege sa apelezi la serviciile unui contabil, costurile aferente vor fi mai scazute.

Pentru un SRL nu exista limitari in privinta numarului de angajati pe care ii poate avea sau a tipului de activitate pe care il desfasoara, insa in cazul PFA exista limitari la angajare. Potrivit legii nr. 182/2016 pentru aprobarea OUG 44/2008, PFA poate desfăşura activităţile pentru care este autorizată singură sau împreună cu cel mult 3 persoane angajate de aceasta, în calitate de angajator cu contract individual de muncă încheiat şi înregistrat în condiţiile legii.

In practica, cele doua forme de organizare juridica se mai diferentiaza si in ceea ce priveste participarea la licitatii publice sau private. Pentru PFA-uri nu se pot calcula anumiti indicatori necesari pentru castigarea unei licitatii, cum ar fi cifra de faceri sau numarul de salariati,

Ce pasi trebuie sa faci ca sa deschizi o companie

Tutorial in lucru

Stiai ca...
  • Cele mai des folosite tipuri de firme sunt SRL (Societatea cu Raspundere Limitata si PFA (Persoana Fizica Autorizata)
  • Capitalul social pentru SRL este 200 de lei; dupa ce sunt depusi la banca si firma este infiintata, banii fi retrasi si folositi
  • PFA-ul poate tine o forma simplificata de contabilitate