SAF-T 2025: „ANAF dă cu praștia” după firme, dar nu va mai avea voie. Ce trebuie să facă patronii cu firme mici. VIDEO interviu cu Horațiu Hagiu, expert contabil

Introducerea obligativității sistemului de raportare SAF-T și pentru firmele mici, începând cu anul 2025, va aduce o serie de provocări patronilor, dar și un beneficiu, prin faptul că ANAF nu va mai „da cu praștia” după firme, așa cum o face acum - a explicat, într-un interviu video acordat StartupCafe.ro, consultantul fiscal Horațiu Hagiu, expert contabil. 

Zilele trecute, Horațiu Hagiu de la compania de consultanță Weex Global, a venit în studioul StartupCafe.ro și a explicat, pentru antreprenorii din comunitatea StartupCafe.ro, ce presupune sistemul SAF-T și cum trebuie să se pregătească micii contribuabili. 

VIDEO: Explicațiile lui Horațiu Hagiu, privind SAF-T 

SAF-T vine de la „Standard Audit File for Tax” - fişierul standard de control fiscal. Prin această nouă obligație declarativă, respectiv D406, se face schimbul electronic de date contabile dintre firmă și ANAF, în baza unui standard internațional. 

„Declarația SAF-T adună toate înregistrările din contabilitate, tot ce ținem noi, în acest moment, pe general ledger și pe celelate jurnale, adună partea de achiziții, partea de vânzări, de mijloace fixe, de stocuri și le transmite prin fișiere standardizate direct către ANAF pentru a fi prelucrate și pentru a se vedea și înregistra un risc fiscal, că, de fapt, ăsta ar fi primul motiv pentru care ANAF cere astfel de declarații” - a explicat Horațiu Hagiu.

În prezent, au obligația de a face declarația SAF-T contribuabilii mari și cei mijlocii, dar de la 1 ianuarie 2025, vor avea această obligație și  contribuabilii mici. Asta dacă nu se va mai schimba ceva, până atunci, odată cu venirea unui nou guvern, în urma alegerilor. 

„Noutatea în acest moment și interesul sunt pentru majoritatea companiilor din România, peste 600.000 de firme, care vor trebui să se asigure că au cadrul necesar egislativ, tehnic și de conformitate, pentru a depune aceste declarații începund cu 1 ianuarie 2025” - a mai spus Hagiu. 

Pentru că implică transferul unui set de informații compleze din firme către ANAF, declarația SAF-T presupune anumite provocări tehnice, dar, în același timp, vine și cu avantajul că ar trebui să mai elimine din numărul declarațiilor pe care le depun acum firmele. 

„Ar trebui să existe și un lucru pozitiv, după ce implementarea SAF-T se va face cu acuratețe: într-un timp delimitat ar trebui să dispară alte declarații fiscale, pentru că deja va fi o declarație care acoperă și colectează date pe care de obicei, în acest moment, le depunem prin alte declarații - din punct de vedere al impozitului pe profit, al taxelor indirecte, al TVA și al celorlalte creanțe fiscale și SAF T ar trebui să le adune pe toate și să mai eliminăm din ce depunem  în mod curent. 

Un alt avantaj este că SAF-T ar trebui să elinine și din controalele ANAF, care șicanează și firme corecte pentru a-i depista pe cei incorecți. 

„SAF-T nu va aduce acea colectare a taxelor care să acopere găurile pe care le avem în acest moment, dar, pentru o perioadă, va aduce măcar un pic de liniște, pentru că acel contribuabil corect, care va implementa SAF-T, va fi mai liniștit, pentru că ANAF nu va mai putea să vină peste el dacă nu are un risc. Dacă nu înregistrează acolo acel semn de exclamare roșu, o să vadă că este un contribuabil corect, onest și va fi lăsat să-și facă treaba. În acest moment, ANAF dă cu praștia, că nu are date suficiente și atunci se mai merge pe hei-rup-ul acela - operațiunea Cometa, haos, să luăm Antifrauda să mergem în Doraly sau în nu știu ce târg, hai călare pe ei, să mergem acolo să dăm cu stânga-dreapta! - aia e cu praștia. Ei bine, asta spune SAF-T, nu prea mai avem nici voie să venim peste tine așa, cu praștia, dacă tu ne trimiți informația”, a explicat contabilul. 

Amenzi mari pentru nedepunerea SAF-T

Obligația raportării SAF-T cuprinde: 

• Persoane Juridice Române, cum sunt firmele private (SRL de exemplu), dar și companii de stat, regii autonome și institute naționale de cercetare-dezvoltare.
• Unități fără Personalitate Juridică aparținând unor persoane juridice cu sediul în străinătate, active în România.
• Societăți Nerezidente cu cod de înregistrare TVA în România, incluzând sedii fixe și reprezentanțe fiscale.

Contribuablii exceptați de la SAF-T sunt: persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale (II) și instutuțiile publice. 

Raportarea SAF-T se face: 

• Lunar - pentru contribuabilii cu perioadă fiscală lunară pentru TVA.
• Trimestrial - pentru contribuabilii cu perioadă fiscală trimestrială sau anuală pentru TVA.
• Termen de Depunere: ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare. 

Firmele care nu depun declarația D406 (SAF-T) la termen riscă amenzi de câte 1.000-5.000 lei, iar cele care depun declarația cu erori sau riscă amenzi de câte 500-1.500 lei. 

„O firmă mică se poate trezi cu 5 X 12 amenzi, adică 60.000 de lei într-un an. Atenție, inclusiv firmele fără activitate, nu există o excepție la companii. Și întreprinderile străine care sunt înregistrate cu cod TVA în România trebuie să depună SAF-T, deci orice societate care chiar dacă nu are activiatte, are obligația de a depune SAF-T. Orice SRL, are sau nu are activiitate, trebuie să depună SAF T, risc de amendă în plus” - a avertizat contabilul. 

O altă problemă este legată de corectarea erorilor. 

„Cea mai mare problemă este că, în momentul în care a descoperit o eroare - să spunem că societatea se conformează și, din ianuarie 2025, va depune SAF-T în fiecare lună și se descoperă o eroare care poate fi corectată, nu neapărat înregistrată, poate fi corectată la o lună, două anterior. Să spunem că s-a greșit un analitic contabil, care nu influențează nici o structură de P&L (raportul de profit și pierdere), nici o structură de evidență contabilă sintetică. Dacă vrei să modifici acolo, va trebui să reiei toate declarațiile SAF T depuse de la acea lună la zi, să le refaci și să le depui din nou. Dacă s-a corectat o lună, trebui să vii să le corectezi pe toate. Dacă nu faci asta, există riscul să apară o eroare și atunci există amenda de declarare incorectă”. 

Mai rău decât amenda pentru nedeclarare este riscul fiscal, care atrage controale ANAF pe capul patronului respectiv. 

Firmele mici vor beneficia, însă, de o perioadă de grație în care nu vor suporta amenzi - de 6 luni pentru contribuabilii cu raportare lunară și 3 luni pentru cei cu raportare trimestrială. 

„Referitor la penalități, dacă oamenii se sperie de amenzi, mai mare este riscul. Amenda se dă pe fiecare declarație în parte, decă n-ai depus-o sau dacă ai depus-o incorect. Principala este declarația care deține informațiile financiar contabile și care se depune lunar, până acum, pentru că, fiind contribuabili mari sau mijlocii, perioada lor fiscală de TVA era lunară. 

În schimb, la firmele mici, de la 1 ianuarie 2025, perioada de transmitere a informațiilor contabile diferă în funcție de perioada fiscală a TVA. Că sunt firme mici care sunt plătitoare de TVA trimestrial, discutăm de cele cu plafon sub 100.000 EUR cifra de afaceri, de la TVA, sau lunar, pentru cele care sunt cu TVA lunar. 

Și pentru acestea, de la 1 ianuarie 2025, pentru începutul lui 2025 este stabilită aceeași perioadă de grație ca până acum - adică dacă ești lunar, ai timp de 6 luni să depui și să întocmeși această declarație fără să primești amendă. Dacă ești plătitor de TVA trimestrial și vei depune SAF-T trimestrial, ai trei luni de grație următoarei perioade fiscale, deci tot în luna iunie 2025 cam toată lumea trebuie să ajungă la zi cu declarațiile SAF T până la jumătatea anului (iunie 2025)” - a explicat Horațiu Hagiu. 

Ce trebuie să facă, de pe acum, patronii de firme mici

Patronii de firme mici trebuie să se pregătească din timp pentru introducerea sistemului SAF-T de la 1 ianuarie 2025, care vine inclusiv cu costuri de implementare pentru societăți. 

Horațiu Hagiu a explicat că, în compania sa de contabilitate, costul său a crescut cu 80 de euro pentru fiecare client-firmă mică pe care îl are, ca urmare a implementării SAF-T. 

„Mi-e greu să estimez, dar din ce vedem noi ca efort suplimentar pentru noi, costul suplimentar pentru o companie mică, cu 4 angajați și ceva volum de activitate, deja depășește 80 de euro pe lună, cost pe care noi îl avem pentru aducerea la zi, implemenare, modificare și raportare. Ar trebui să-mi recuperez costurile, nu le-am recuperat până acum, am zis că ajutăm contribuablii mici. Pentru contribuabilii mijlocii și mari, avem estimate clar orele și echipa cu care am lucrat pentru implementare. Riscul este că firmele mici nu au ajutoare externalizate, firmele medii au avut un IT-ist” - a explicat consultantul Weex Global. 

Până la urmă, pregătirea pornește de la o discuție deschisă și clară cu contabilul firmei și de la implementarea unui soft sau modul al softului de contabilitate existent în firma respectivă, dintre programele folosite pe piața din România în mod curent.

Horațiu Hagiu a detaliat ce ar trebui avut acum în vedere pentru pregătirea implementării SAF-T:

1. „Trebuie să te asiguri că softul care colectează informațiile financiare ale documentelor tale și ale activității tale poate asigura o astfel de declarație. Dacă nu, probabil va trebui să discuți cu cel care deține acel soft să ia acel modul, să-l cumpere. Dacă nu există, trebuie să te muți de acolo. 
2. Antreprenorul trebuie să se asigure și să vorbească cu contabilul, să întrebe Ce trebuie să fac eu să fiu conform? Ce nu făceam bine? Păi, hai să vedem ce nu făceai bine: se decontau bunuri personale, chitanțe... Hai să vedem ce documente ar trebui să le punem în ordine. 
3. Trebuie să se asigure cu o firmă care validează SAF-T, dacă este firma deținătoare de soft sau dacă nu, o firmă extrenă, să fie sigur că primele 2, 3, 4, 6 declarații trec testele de validare. Că ele sunt trimise la ANAF și ANAF le validează că le-a primit, dar apoi, când se prelucrează, se descoperă erorile acolo. Acolo va fi o problemă, deja s-au trimis, inclusiv pentru contribuabili mijlocii, notificări ANAF pe teste de nevalidare. 
4. Patronul o să vorbească cu contabilul, dar și contabilul s-ar putea să spună că nu poate să-l ajute. Și atunci, să nu se enerveze. S-ar putea contabilul să spună: Domn'e nu pot să te ajut, că softul cu care lucrez nu face. Și dacă face, ne-a dat un modul și cineva trebuie să intre acolo să-l valideze. Și atunci întrebăm la firma de soft - aveți cum să ne ajutați? Da, costă 3000 de euro. Și atunci o să fie cam complicat, pentru că o să-și asume niște softuri pe care ar putea să nu și le permită. La mari contribuabili, au costat implementări SAF T de zeci de mii de euro, chiar la 5 zerouri. 
5. Cel mai mare soft de facturare din România, pentru SAF T, începând cu 1 ianuarie 2025, va pune taxă suplimentară, câțiva euro pe lună, doar să de acces la modul. Dar în condițiile în care abonamentul era de 6-7-10 euro pe lună. Totuși, la 6 euro, să mai pui 3 euro, însemană să mărești abonamentul cu 50%. Te mai costă cine îl folosește. Tu ai luat modulul, dar cine îl validează, cine îl verifică, cine se uită pe el? Contabilul, dacă poate, că sunt și contabili care nu se descurcă nici cu SPV la acest moment. Suntem peste 30.000 de experți contabili plus ceilalți care au doar facultățile economice și lucrează în departamente interne. 
6. Dacă nu erau dezvoltatorii de software de contabilitate, comunitatea de business din România avea o mare problemă. În România avem doar softuri naționale, de facturare, de contabilitate automatizate pentru firme mici. Firmele mari din străintate, de softuri, nu pot asigura update-uri, România este țara care schimbă legislația de azi pe mâine. De aia nu vine nimeni, cum să asigure el mentenanța de soft?! 
7. Aceste sofuri de contabilitate au implementat modulul de generare de XML, care știe în spate să colecteze datele din jurnalele de contabilitate, din registrul jurnal, din jurnalele de cumpărări, din jurnalele de bancă, registrul de casă, partea de informative din colectarea taxei, din caculul TVA, calculul accizelor, RetuRO- garanția pe sticlă, absolut orice informație care ține de înregistrare financiar-contabilă și modulul respctiv colectează aceste date și le transpune în acest fișier XML. Ar trebui să fie ușor, să dai clic, să-l genereze, tu acest fișier să-l validezi și să-l semnezi electronic și să-l încarci în portalul ANAF. 
8. Dacă nu a fost căutat de contabil până în acest moment și nu a avut o discuție pe tema SAF-T, atreprenorul trebuie să se ducă el să o facă și să se asigure, să-și ia măsurile în care să spună - Hai să vedem cu ce soft lucrăm! Este pregătit pentru SAF T? Da. Dragă contabilule, ce ne mai lipsește pentru depunere. Poți să-mi faci o listă cu ce am eu de făcut să mă conformez corect de la 1 ianuarie 2025 pentru acest SAF T? Da sau nu? Deci astea trebuie să le facă antreprenorul firma mică în acest moment. 
9. Patronul trebuie să vadă dacă efortul pe care îl face prestatorul de serviciu - că este doar un contabil simplu sau un contabil împreună cu un IT-ist, că este un contabil împreună cu o echipă de consultanți sau altceva - să se asigure că știe deja de un cost. Dacă este, care va fi costul astfel încât să nu existe discuții ulterioare cu contabilul - Păi nu mi-ai făcut. Dar nu m-ai plătit. Dar eu n-am știut. 
10. Contabilul nu este un factotum în firmă. Chiar dacă pe el îl suni când faci un contact comercial deși el nu trebuie să se uite pe contact din punct de vedere juridic, pentru asta e nevoie de avocat. Pe el îl mai suni când faci asigurare pentru mașina de pe firmă, deși nu face el asigurări. Dar totuși te poate direcționa”. 

D406 SAF T2024 Horatiu Hagiu by claus_44 on Scribd