Tips & tricks fonduri europene: 17 sfaturi practice la încărcarea proiectelor în sistemul electronic MySMIS

Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene a publicat, miercuri, un îndrumar de utilizare a sistemului electronic MySMIS, în care se încarcă proiectele pe fonduri europene de la principalele linii de finanțare nerambursabilă.

În acest îndrumar, MIPE recunoaște că „MySMIS este un sistem greoi” și oferă 17 sfaturi practice - tips & tricks - pentru solicitanții de fonduri structurale:

1. Validați-vă contul în primele 30 de minute. La crearea unui cont de  utilizator, veți primi imediat un e-mail. În termen de 30 minute de la  primirea e-mailului, validați contul prin accesarea linkului. Altfel, contul  creat se va șterge din baza de date și trebuie reluați pașii de creare cont.

2. Se pot atașa doar documente în format .pdf semnate electronic. Orice  document pe care îl atașați în sistem trebuie să fie în format .pdf și să  poarte semnătura electronică a reprezentantului legal sau a persoanei  înrolate.

Acțiunea de semnare electronică se va realiza:
• folosind utilitarul Acrobat reader (ultima versiune disponibila), prin  accesarea meniului acestuia, folosind funcția Instrumente (TOOLS)/ utilizare Certificat (Certificates)/ Semnare digitală (Digitally sign), pentru aplicarea semnăturii pe document și apoi salvare în format .pdf.
• folosind aplicația pusă la dispoziție de furnizorul certificatului calificat de semnatură electronică.

3. Înrolați mai multe persoane în contul dumneavoastră. Pentru proiectele de o complexitate mai mare, vă recomandăm să înrolați mai multe persoane care să poată opera sau introduce date atât din cadrul Liderului cât și al Partenerilor, astfel încât să reduceți timpii completare a rapoartelor/ cererilor de rambursare și să vă puteți încadra în termenele stabilite de finanțator.

4. Scanați fișiere la rezoluția de 200 de DPI alb-negru. Nu scanați color, acest lucru va aduce fișierul rezultat mai aproape de limita maximă de 50 de MB și supraîncarcă sistemul.DPI (dots per inch) este o caracteristică a mediilor de tipărire și scanare, care determină calitatea documentelor (rezoluția). Documentele scanate cu DPI mai mare, vor fi mai clare, dar scanarea la DPI mare poate dura mai mult și ocupa un spațiu mai mare în calculator. Pentru documentele care urmează a fi încărcate în sistemul informatic MySMIS, recomandăm scanarea la 200 DPI, alb-negru.

5. Nu supraîncărcați aplicația cu documente care nu sunt neapărat relevante pentru proiectul dumneavoastră! Încărcați doar documentele solicitate prin Ghidul Solicitantului și prin instrucțiunile emise deAutoritățile de Management în legătură cu implementarea proiectelor.

6. În apropierea termenelor limită de scriere/trimitere a proiecteloraplicația poate funcționa mai lent decât de obicei din cauza numărului ridicat de accesări. Pentru a vă ușura activitățile de raportare, vă recomandăm să încărcați documentele în sistem pe măsură ce le aveți și să nu așteptați termenele limită de raportare!

7. Utilizați denumiri cât mai sugestive. Pentru fișierele pe care le atașați în sistem folosiți nume clare in raport cu subiectul documentului, cu atât mai mult acum după implementarea funcției de upload multiplu care preia denumirea fișierului. De exemplu: „Cerere_rambursare01”, „Notificare01”, „Studiu_fezabilitate”. Evitați denumirile de tipul „fisier_x”.

8. Nu utilizați caractere speciale în denumirea fișierelor! (De exemplu, caractere de genul %,&,$,#,@)

9. Păstrați, pe cât posibil, structura denumirilor fișierelor exportate sau a celor puse la dispoziție.

10.Pentru a beneficia de limita maximă a câmpurilor, scrieți textele fără diacritice (ș,ț,â,î,ă), deoarece dacă le folosiți pe acestea sistemul va scădea 2 caractere din limita maximă admisă de caractere, în locul unuia singur, ca la o literă fără diacritice.

11. Folosiți o numerotare cu două cifre a fișierelor, de tipul 01, 02, 03...10, 11,

12 etc. în locul 1, 2, 3 etc. deoarece în unele secțiuni se utilizează sortarea alfanumerică. Astfel evitați ca ordinea fișierelor să fie 1, 10, 11, 12, 2, 3.

12. În modulul Implementare, în cadrul Cererii de Rambursare/Plată doar dacă a fost bifată opțiunea „Solicitat parțial” pentru factura respectivăse pot modifica informațiile aferente facturii fiscale (secțiunea Factură fiscală).

13. Utilizați butonul „Salvează” de fiecare dată când îl întâlniți. Astfel nu veți pierde informațiile introduse în aplicație.

14. La nivelul Modulului „Achiziții”, în cazul în care aveți un Act Adițional aferent unui contract de achiziții, redenumiți actul adițional diferit față de contract (de exemplu, „AA1 la contractul nr.1234/data”), pentru a permite identificarea facilă a acestuia în modulul Implementare. În acest fel, veți ști în orice moment care este ultimul act adițional al unui contract de achiziție. În plus, atunci când veți include cheltuiala aferentă într-o cerere de rambursare, veți putea selecta ușor versiunea curentă a contractului, și anume cea actualizată prin actul adițional.

15. Sistemul vă deloghează după 30 minute de inactivitate.16. Vizualizarea valorilor afișate în fișierele excel descărcate din sistemLa descărcarea unui fișier Excel din MySMIS, pentru vizualizarea valorilor din tabel in forma dorita, faceți click dreapta pe celula respectivă, apoialegeți formatul dorit .

17. Fișierele mai mari de 50 MB pot fi încărcate în MySMIS? Nu, însă un fișier mai mare de 50 MB poate fi împărțit (tăiat) în mai multe fișiere mai mici de 50 MB, care ulterior pot fi încărcate în MySMIS. Vă sugerăm să folosiți denumiri care să arate că a fost împărțit în mai multe fișiere. De exemplu: Raport Partea 01, Raport Partea 02, Raport Partea 03, Cerere p01, Cerere p02).

Descarcă de AICI Ghidul de îndrumări practice „MySMIS pe înțelesul tuturor”.

GHID Sistem Electronic Fonduri Euroene Mysmis by claus_44 on Scribd