Tot ce trebuie să știi despre gestiunea și contabilitatea unui magazin online. Documente financiare, tipuri de impozitare,TVA

Sursa imagine

Afacerile online câştigă tot mai mulți clienți prin simplitatea şi rapiditatea desfășurării întregului proces de vânzare-cumpărare, devenind o alternativă la varianta afacerilor offline/comerțului clasic. Magazinele online, spre deosebire de cele clasice, au avantajul că pot identifica rapid şi pot răspunde solicitărilor clienţilor din diferite zone, regiuni. Dacă vrei să-ți faci o afacere online este important să cunoști și aspectele de bază legate de contabilitate și fiscalitate.

Din punct de vedere contabil și fiscal, atât comerțul tradițional cât și comerțul online, se desfășoară după aceleași principii, acestea fiind definite de legislația în vigoare. Comerțul prin magazine online poate fi desfășurat de entitățile autorizate pentru a desfășura comerț cu amănuntul pentru diverse categorii de produse, autorizare obținută prin activarea codurilor CAEN la Oficiul Național al Registrului Comerțului.

Cătălin Velea, expert contabil la Accountess explică pentru StartupCafe.ro care sunt aspectele de bază legate de contabilitatea și fiscalitatea unui magazin online.

"Conform Ordinului Ministrului Finanțelor Publice nr. 1802/2014 (Ordinul contabilitatea unui magazin online se poate desfășoara utilizând metoda de gestiune cantitativ-valorică concomitent cu inventarul permanent. Gestiunea cantitativ-valorică presupune înregistrarea contabilă a intrărilor la preț de achiziție și prezintă avantaj prin faptul că simplifică procedurile contabile în eventualitatea schimbării prețului de vânzare pentru unul sau mai multe produse. Concomitent, conform aceluiași ordin, metoda de inventariere permanentă implică înregistrarea tuturor intrărilor și ieșirilor din gestiune, având o situație exactă a valorii stocului în orice moment", explică expertul.

Descărcarea din gestiune a mărfurilor vândute prin magazinul online se realizează prin trei metode:

FIFO (metoda primul intrat – primul ieșit): valoarea mărfurilor vândute este evaluată în funcție de primele intrări în gestiune și se utilizează mai ales în cazul stocurilor cu termene de expirare rapide.
CMP (metoda cost mediu ponderat): presupune actualizarea permanentă a valorii stocului efectuarea mediei ponderate a prețului de achiziție pentru fiecare intrare în gestiune. Este cea mai utilizată metoda în cazul vânzarii cu amănuntul.
LIFO (metoda ultimul intrat – primul iesit): valoarea stocurilor vândute este evaluată în funcție de valoarea cea mai recentă intrată în gestiune. Această metodă se utilizează atunci când în urma unor comenzi recurente prețul de achiziție scade prin reducerile comerciale aplicate. Din punct de vedere al documentelor contabile utilizate de magazinele online acestea sunt similare celor folosite în comerțul tradițional și sunt definite prin OMFP 2634/2015.

Documentele financiar-contabile utilizate de magazinele online:

Factură fiscală pentru achiziția mărfurilor sau a serviciilor necesare desfășurării activității.
Avizul de însoțire a mărfurilor achiziționate: este documentul care atestă transportul mărfurilor de la furnizor către societate.
Nota de intrare recepție: documentul prin care se realizează intrarea în gestiune a mărfurilor achiziționate. Conform metodei de gestiune cantitativ-valorică în acest document vor fi evidențiate mărfurile achiziționate și prețul lor de achiziție.
Factura de vânzare a mărfurilor. Un alt document utilizat în activitatea magazinelor online este factura proformă. Acest document nu are caracter contabil sau fiscal și este utilizat pentru a confirma o comandă plasată online și valoarea acesteia.
Magazinele online utilizează adesea factura proformă ca document emis anterior facturii fiscale care însoțește bunurile spre cumpărător.

Gestiunea fiscală a magazinelor online

"Din punct de vedere fiscal, magazinele online se aseamănă magazinelor fizice urmând aceleași reguli de taxare. Cele mai comune spețe fiscale întâlnite în rândul magazinelor online sunt legate de taxa pe valoarea adăugată. În acest sens, vom detalia în continuare modul în care va fi aplicată taxa în funcție de statutul entității, de a fi sau nu plătitor de TVA. dar și în funcție de tipul tranzacției efectuate", precizează expertul.

Taxa pe valoarea adăugată

Magazinul online neplătitor de TVA

Societățile neplatitoare de TVA. care desfășoară tranzacții pe teritoriul țării vor include eventuala taxă primită pe facturile de la furnizori în costul general al produselor sau serviciilor primite. Vânzările interne vor fi facturate fără TVA de către societățile neplătitoare, în baza articolului 310 Cod fiscal, fiind necesară menționarea motivului scutirii de la aplicarea taxei chiar prin trecerea pe factură a respectivului articol. Aceste tipuri de tranzacții nu generează obligații fiscale din partea societății.
Tva intracomunitar

În ceea ce privește tranzacțiile intracomunitare, Codul fiscal prin articolul 317 impune obținerea unui cod special de TVA pentru achizițiile intracomunitare care pe parcursul unui an depășesc 34.000 RON. Tranzacțiile intracomunitare care depășesc plafonul menționat aduc după sine obligația de a plăti și declara taxa aferentă achiziției prin declarația 301 și de a declara tranzacția efectuată prin Declarația 390 – declarație privind tranzacțiile intracomunitare.

Pentru a efectua o livrare intracomunitară de bunuri, societatea neplătitoare de TVA nu are obligația de a obține codul special și de asemenea nu se impun nici alte obligații fiscale.

TVA extern

În cazul magazinelor online care se aprovizionează cu produse din afara UE, TVA va fi calculată de autoritățile vamale și achitată împreună cu taxele vamale la intrarea produselor pe teritoriul național în baza Declarației vamale de import. Toate aceste proceduri sunt întocmite de autoritățile vamale împreună cu un posibil comisionar vamal (de obicei transportatorul) neexistând obligații fiscale ulterioare.

Magazinul online neplătitor de TVA
Magazinele online plătitoare de TVA au dreptul de a deduce taxa aferentă produselor si serviciilor achiziționate în scopul desfășurării activității și concomitent obligația de a colecta taxa aferentă bunurilor vandute. Diferența rezultată între taxa colectată și taxa dedusă este chiar suma datorată de societate către Bugetul de stat, obligație fiscală care se îndeplinește prin depunerea decontului de taxa, mai exact Declarația 300.

Deducerea taxei, din tranzacțiile interne, pentru mărfurile achiziționate spre revânzare sau pentru serviciile conexe cumpărate se realizează prin primirea facturii fiscale de la furnizor însoțită de documente justificative suplimentare cum ar fi avizul de expediție în cazul bunurilor sau procesul verbal de prestare în cazul serviciilor.

Vânzarea produselor pe teritoriul României impune aplicarea TVA în cotă de 19%, 9% (alimente și medicamente) sau 5% (cărți, reviste sau alte publicații) în funcție de tipul produsului vândut.

Vânzările și achizițiile efectuate de magazinul online plătitor de TVA trebuie declarate de asemenea în Declarația 394. Informațiile declarate se referă denumirea partenerului, codul de identificare, adresa si desigur valoarea tranzacționată. Un aspect important referitor la această declarație îl reprezintă partenerii persoane fizice, cel mai des întâlnite în cazul magazinelor online drept clienți. Pentru vânzările către clienții persoane fizice, magazinul online trebuie să declare datele de identificare (nume, prenume și adresă) iar pentru tranzacțiile care au la bază un contract semnat cu persoana fizică, societățile vor declara si CNP-ul clientului.

Magazinele online plătitoare de TVA vor fi scutite de la plata efectivă a taxei pe valoarea adăugată pentru achizițiile de bunuri din state membre UE conform Codului fiscal, prin articolul 293. Pentru ca o achiziție să fie considerată intracomunitară trebuie efectuată dovada transportului bunurilor de la furnizorul stabilit într-un stat UE către magazinul online cu sediul în România.

Din punct de vedere fiscal, procedeul de scutire se realizează prin taxare inversă și se declară în Declarația 300. De asemenea achiziția va fi declarată și in declarația 390 privind tranzacțiile intracomunitare.

Livrarea intracomunitară de produse de către un magazin online trebuie să îndeplinească același criteriu de recunoaștere, mai exact dovada transportului din România către adresa dintr-un stat membru UE la care se regăsește clientul. În același timp, pentru a fi considerată livrare intracomunitară, clientul are obligația de a furniza un cod valid de înregistrare în scop de TVA în țara unde își are sediul. Prin neîndeplinirea orcărei condiții anterioare magazinul online va trata tranzacția ca fiind pe teritoriul țării și implicit va factura produsele vândute cu TVA

Îndeplinirea celor două condiții impune ca magazinul online să factureze produsele vândute cu TVA 0% menționând pe factură noțiunea “Taxare inversă/reverse charge” însoțită de trimiterea la Codul fiscal articolul 294.

Magazinul online plătitor de TVA are dreptul de a deduce taxa plătită, la momentul intrării pe teritoriul național al produselor achiziționate din afara Uniunii Europene. Importul de bunuri presupune parcurgerea unor proceduri în urma cărora autoritățile vamale vor calcula taxa datorată pentru bunurile importate și taxele vamale aferente.

Impozitarea activității

"La fel ca și în cazul TVA, tipul de impozitare al unui magazin online nu prezintă particularități sau excepții. Tipul de impozitare este determinat de volumul veniturilor realizate pe parcursul unui an", explică expertul contabil . Potrivit acestuia:

Conform modificărilor recente aduse Codului fiscal, începând cu anul 2018 o companie va fi considerată microîntreprindere dacă pe parcursul unui an nu va obține venituri mai mari de echivalentul in RON a 1.000.000 EUR. Depășirea acestui plafon de venituri presupune aplicarea sistemului de impozitare a profitului.
Aplicarea impozitului pe veniturile realizate de microîntreprinderi implică impozitarea tuturor veniturilor obținute de magazinul online cu 1% în situația în care societatea are minim un salariat cu normă de 8h/zi, normă întreagă, sau 3% în situația în care nu are salariați sau salariații activi nu întrunesc cumulat o normă întreagă.
Impozitul pe profit aplicat în cazului unui magazin online presupune calculul profitului impozabil, acesta fiind determinat prin scăderea tuturor cheltuielilor din totalul veniturilor și taxarea acestuia cu cota unică de 16%.
Un aspect important în calculul profitului impozabil este natura cheltuielilor înregistrate de societate, din acest punct de vedere fiind deductibile calculului doar acele cheltuieli care au participat la activitatea magazinului online. Spre exeplu, un magazin online poate considera deductibile cheltuielile privind descărcarea de stoc a produselor vândute sau cheltuielile de promovare însă nu poate considera drept cheltuieli deductibile tranzacțiile efectuate de asociat în scop personal. Toate aceste cheltuieli nedeductibile vor fi asociate profitului impozabil si taxate de asemenea cu 16%.

Citește si: