Top probleme de contabilitate și gestiune ale magazinelor online. Soluții și sfaturi practice  
Luminita Pirvu

Top probleme de contabilitate și gestiune ale magazinelor online. Soluții și sfaturi practice  

Thumbnail

Comerţul online de  produse presupune plasarea unei comenzi în magazinul virtual al furnizorului de către cumpărător şi livrarea produselor respective de către furnizor sau prin intermediul unui curier către cumpărător. Este nevoie de casă de marcat fiscală dar de emitere de bon fiscal? Care sunt cele mai frecvente probleme de contabilitate ale magazinelor online și cum pot fi rezolvate acestea? 

Cătălin Velea, expert contabil Accountess explică pentru StartupCafe.ro și oferă soluții în câteva dintre cele mai uzuale întrebări venite din partea proprietarilor de magazine online. 

Când trebuie să utilizeze aparate de marcat electronic

Utilizarea caselor de marcat electronice este reglementată de OUG 28/1999 prin Articolul 1 și este impusă tuturor agenților economici care încasează contravaloarea produselor vândute sau a serviciilor prestate prin numerar, carduri bancare sau substitute de numerar (tichete de masă, tichete cadou sau vouchere de cumpărături).

Conform aceleiași legi (art. 2, societățile care desfășoară comerț cu amănuntul prin comis-voiajori sau corespondență sunt exceptate de la utilizarea casei de marcat. Pentru aplicarea acestei excepții este obligatoriu ca livrarea produselor vândute să nu se efectueze de agentul economic.

"Magazinele online nu au obligația de a utiliza aparte de marcat electronice dacă livrarea propriu-zisă a produselor vândute este efectuată de o firmă de curierat. Această excepție este valabilă doar în situația în care societatea vinde produse doar prin intermediul magazinului online fără a desfășura activitate şi printr-un magazin fizic", explică Cătălin Velea.

Potrivit expertului contabil, încasarea produselor vândute se poate realiza prin intermediul sistemelor de plată electronice cu decontare ulterioară, prin deconturi ramburs primite de la firmele de curierat sau prin încasări directe prin ordin de plată.

"Accesarea unui sistem electronic de plată presupune încheierea unui contract cu un furnizor specializat în asemenea servicii și ulterior adaptarea sistemului electronic de plată în magazinul online astfel încât plata produselor comandate de client fiind realizată prin intermediul cardurilor bancare. Ulterior tranzacțiilor efectuate, la date stabilite contactual cu furnizorul serviciilor de încasare electronică, magazinul online va primi sumele aferente produselor tranzacționate în baza unui decont diminuat cu comisionul agreat", explică acesta.

O altă modalitate de încasare a produselor vândute se realizează prin deconturile ramburs primite de la societățile de curierat. În acest caz clientul va achita contravaloarea produselor vândute în numerar la momentul primirii comenzii urmând ca entitatea care a efectuat livrarea să vireze contravaloarea comenzii către magazinul online. Desigur, și în acest caz intervin comisioane din partea furnizorului în funcție de contractul agreat. 

Când se emite bonul fiscal de către un magazin online

"În situația în care un comerciant vinde produse atât prin intermediul unui showroom dar și prin intermediul unui magazin online are obligația de a utiliza aparate de marcat electronice. 

Pentru vânzarea unor produse prin magazinului online, achitate integral cu card bancar prin intermediul sistemelor electronice de plată și livrate de un curier, se va emite doar factura fiscală. În acest caz documentul care atestă încasarea produselor vândute fiind decontul reamburs primit de la firma de curierat ulterior livrarii produsului", explică Cătălin Velea.

Luând același exemplu: vânzare de produse prin magazinul online încasate integral prin card bancar pe site, dar de această dată ridicate de client din showroom sau depozit, societatea are obligația emiterii bonului fiscal către client iar la solicitarea acestuia poate emite şi factură fiscală.

Așadar, tranzacția realizată prin intermediul magazinului online depinde de modul în care produsele sunt puse la dispoziția clientului. Dacă produsele sunt livrate de un curier atunci este suficientă emiterea unei facturi fiscale către client; în caz contrar, dacă produsele sunt ridicate de client de la un punct de lucru al societății atunci este obligatorie emiterea bonului fiscal, factura fiscală putând fi emisă doar la solicitarea clientului.

Cele mai frecvente probleme de contabilitate ale magazinelor online 

  • urmărirea încasărilor din deconturile ramburs primite de la firmele de curierat. Având în vedere termenele uneori lungi pentru decontarea tranzacțiilor pot apărea decalaje în urmărirea facturilor emise și încasarea efectivă a acestora.
  • promovarea anumitor produse. "Mai exact, pentru realizarea unor campanii de publicitate pot exista cazuri în care produsele vor fi  împrumutate spre testare sau cedate gratuit colaboratorilor. În acest caz trebuie întocmită o documentație prin care se detaliază destianția produselor respective. Pentru împrumutul unui produs spre testare, de exemplu, magazinul online trebuie să întocmească un contract cu partenerul care se va ocupa de promovarea produsului, transferul efectiv al produselor între cele două părți fiind realizat în baza unor avize de expediție emise de magazin. Procedura poate fi utilizată și în cazul produselor plasate spre vânzare unui alt magazin, caz în care este vorba de un contract de consignatie însoțit de asemenea de avize de expediție între cele două părți", explică contabilul .
  • politica de retur a produselor și returnarea acestora de către clienți reprezinta o altă problemă frecventă pentru contabilitate. Potrivit expertului returul de produse presupune emiterea unei facturi de stornare cu valoarea inițială a produsului vândut și returnarea sumelor încasate. În situația în care pentru produsele vândute a fost emis un bon fiscal clientul are obligația restituirii bonului pe care ulterior societatea îl va anula.  Magazinele online care se supun sistemului de plată split TVA pot întâmpina probleme în cazul returului. În situaţia în care clienţii returnează produsele, firmele se pot afla în situaţia de a acoperi din fonduri proprii valoarea TVA (transferată în contul dedicat TVA) sau în situaţia de a aştepta aprobarea ANAF pentru transferul banilor din contul de TVA în contul consumatorului. 

Sfaturi practice pentru evidența gestiunii

"În vederea optimizării activității unui magazin online se recomandă la fel ca pentru toate societățile, implementarea unui set de proceduri interne prin care se va detalia modul în care decurge fluxul de informații. Aceste proceduri vor cuprinde toate activitățile pe care entitatea trebuie să le desfășoare, cum ar fi: 

  • întocmirea documentelor de la intrarea mărfurilor în gestiune până la vânzarea lor către clienți, 
  • transmiterea informațiilor către departamentul financiar
  • proceduri pentru evidența clienților.

Un aspect foarte important în activitatea unui magazin online îl reprezintă existența unui “panou de control” în care pot fi urmărite toate detaliile economice ale afacerii. Acest instrument se regăsește sub forma softurilor dedicate afacerilor sau softurile de contabilitate, acestea informând antreprenorul despre situația financiară a magazinului online în orice moment, valoarea şi cantitatea stocului de produse sau datoriile și creanțele magazinului.

De asemenea instrumentul oferă utilizatorilor atât o vedere de ansamblu asupra dinamicii stocurilor de produse cât și în detaliu pentru fiecare produs în parte. Utilizarea unui astfel de instrument presupune o foarte bună colaborare cu departamentul financiar, rezultatul fiind esenţial în creșterea profitabilităţii afacerii", sublinează expertul contabil.

Citește și: 

Tot ce trebuie să știi despre gestiunea și contabilitatea unui magazin online. Documente financiare, tipuri de impozitare,TVA 

 

 

 

Vizualizari
1112
Conţinut
Parerea ta despre articol
Adauga comentariu

- Ultimele știri -

Cookie Settings