Semnătura electronică: cum revoluționează afacerile moderne o aplicație online de semnare a documentelor

Digitalizarea joacă un rol cheie în creșterea și modernizarea afacerilor iar semnătura electronică reprezintă una dintre cele mai eficiente soluții pentru gestionarea rapidă și sigură a documentelor. Cu aplicabilitate în multiple sectoare, aceasta simplifică procesul de semnare, eliminând nevoia de întâlniri față în față și de documente pe hârtie.

Soluții inovatoare, precum eSemneaza.ro, oferă o aplicație online care permite companiilor și antreprenorilor să utilizeze semnătura electronică avansată pentru a semna contracte și alte documente importante și pentru a colecta semnăturile de la parteneri, colaboratori sau din interiorul organizației, simplificând procesul, asigurând conformitatea legală și reducând costurile administrative.

Dar cum funcționează semnătura electronică și care sunt cerințele legale în România și în Uniunea Europeană?

Semnătura electronică în legislația europeană și românească: Ce trebuie să știi?

La nivel european, utilizarea semnăturii electronice este reglementată prin Regulamentul (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere, cunoscut sub numele de eIDAS. Acesta stabilește standarde clare pentru utilizarea semnăturilor electronice în toate statele membre ale Uniunii Europene, astfel încât documentele semnate electronic să fie recunoscute legal și să aibă valoare probatorie echivalentă cu cea a documentelor semnate pe suport fizic.

În România, legislația națională transpune aceste reglementări europene prin Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică și prin Hotărârea de Guvern nr. 1259/2001, care stabilește normele tehnice și de utilizare. Odată cu implementarea eIDAS, semnătura electronică avansată a devenit suficient de robustă pentru a fi folosită în majoritatea tranzacțiilor comerciale și administrative, fără a necesita utilizarea unei semnături calificate, mult mai complexe, mai dificil de utilizat și mai scumpe.

Tipuri de semnături electronice conform eIDAS

Regulamentul eIDAS definește trei tipuri principale de semnături electronice, fiecare având un nivel diferit de securitate și aplicabilitate:

1. Semnătura electronică simplă

Aceasta include orice set de date atașate electronic unui document, care pot indica aprobarea semnatarului. Exemplele includ introducerea unui nume digitizat sau a unui cod PIN la finalul unui document. Deși ușor de folosit, acest tip de semnătură oferă o protecție minimă și nu este adecvată pentru documente cu implicații juridice importante.

2. Semnătura electronică avansată

Semnătura electronică avansată asigură identificarea unică a semnatarului și este creată prin metode ce garantează că documentul nu poate fi modificat după aplicarea semnăturii. Aceasta utilizează un certificat digital și îndeplinește criteriile impuse de eIDAS pentru a asigura integritatea documentului. De exemplu, aplicatia online oferită de eSemneaza.ro se bazează pe semnătura electronică avansată, care este recunoscută legal în România și care este recomandată pentru majoritatea documentelor comerciale, administrative sau interne. Semnătura electronică avansată nu presupune achiziționarea unui certificat sau token ci este creata automat de aplicatie la fiecare semnare a documentului online fără a fi nevoie de verificari sau alte procese anevoioase de identificare, instalare și configurare.

3. Semnătura electronică calificată

Acest tip de semnătură  necesită un certificat digital calificat, emis de un furnizor de servicii de încredere acreditat. Conform eIDAS, semnătura electronică calificată este echivalentă cu o semnătură olografă și este obligatorie doar în anumite contexte juridice foarte stricte (eg. in relatia cu ANAF). Cu toate acestea, pentru majoritatea documentelor comerciale, interne sau administrative, nu este necesară utilizarea unei semnături calificate.

Ce tip de semnătură este necesar în practică?

În mod frecvent, companiile consideră că trebuie să utilizeze o semnătură electronică calificată pentru a asigura validitatea juridică a documentelor, dar acest lucru nu este  conform realității. Pentru majoritatea documentelor — de la contracte comerciale până la documente de resurse umane — semnătura electronică avansată este complet suficientă și legală. În România, utilizarea semnăturii electronice avansate oferă o soluție optimă din punct de vedere al costurilor și al ușurinței în implementare, fiind recunoscută în fața instanțelor și a altor autorități.

Cum contribuie digitalizarea la dezvoltarea afacerilor?

Digitalizarea proceselor nu este doar o tendință, ci o necesitate pentru companiile care vor să rămână competitive pe piață. Integrarea aplicațiilor de semnare online în fluxurile de lucru permite antreprenorilor să gestioneze rapid și eficient activitățile care, în trecut, necesitau timp și resurse semnificative.

Printre principalele avantaje ale digitalizării se numără:

• Reducerea timpului de procesare: Documentele pot fi semnate în doar câteva minute, fără a mai fi nevoie de întâlniri fizice sau de trimiterea prin curier.
• Scăderea costurilor: Fără necesitatea tipăririi, trimiterii și arhivării documentelor fizice, costurile administrative scad considerabil.
• Mobilitate și flexibilitate: Semnarea electronică poate fi realizată de oriunde, de pe orice dispozitiv, oferind antreprenorilor și angajaților o flexibilitate crescută.
• Securitate sporită: Semnăturile electronice avansate și calificate garantează integritatea și autenticitatea documentelor, prevenind accesul neautorizat și manipularea datelor.

Alegerea semnăturii electronice potrivite pentru afacerea ta

Semnătura electronică este mai mult decât o simplă opțiune digitală; este o soluție care poate transforma modul în care companiile operează. În România, legislația permite utilizarea semnăturii electronice avansate pentru majoritatea documentelor, iar aplicatii precum esemneaza.ro oferă o metodă rapidă, sigură și eficientă pentru digitalizarea facilă și cu costuri reduse a procesului de semnare a documentelor din cadrul companiilor.

În timp ce semnătura calificată rămâne necesară în cazuri specifice prevăzute în legislație (ex. ANAF), semnătura electronică avansată este soluția optimă pentru semnarea majorității documentelor comerciale, interne și administrative, având un echilibru perfect între securitate, costuri și ușurință în utilizare.

Prin adoptarea acestor tipuri de soluții, antreprenorii pot beneficia de toate avantajele digitalizării, pregătindu-și afacerile pentru viitorul digital.

Mai multe detalii despre diferențele și asemănările dinte semnătura electronică și cea digitală puteți găsi în articolul Ghid Complet Semnătură Digitală.

Scurte considerente din perspectiva practicii instanțelor de judecată și a instituțiilor publice - în ceea ce privește acceptarea înscrisurilor semnate prin intermediul unei semnături electronice avansate, de tipul celei oferite de aplicația eSemneaza.ro

Av. Rebecca Popescu – din cadrul societății GMCID Legal

În practica constantă a instanțelor de judecată și a instituțiilor publice, acestea acceptă înscrisurile semnate prin intermediul unei semnături electronice avansate, semnătura electronică avansată producând efectele juridice asimilate unui înscris sub semnătură privată în următoarele cazuri:

• semnarea unui act juridic pentru care forma scrisă nu este cerută de lege pentru validitatea sau proba actului respectiv (ad validitatem și ad probationem), atunci când părțile agreează asupra utilizării unei astfel de semnături în relațiile dintre ele;
• semnarea oricărui act juridic, cu condiția ca partea căreia i se opune o astfel de semnătură să recunoască semnătura (recunoașterea va fi făcută tot în forma prevăzută de lege pentru validitatea actului, sau în fața instanței);
• semnarea oricărui act juridic cu o semnătură electronică avansată, în lipsa recunoașterii părții adverse, când partea interesată demonstrează îndeplinirea celor patru condiții legale cumulative: (i) face trimitere exclusiv la semnatar; (ii) permite identificarea semnatarului; (iii) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și (iv) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

Temeiul juridic îl reprezintă art. 5 alin. (3) din Ordonanța de urgență nr. 38 din 30 martie 2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice, potrivit cărora „Înscrisurile semnate cu semnătură electronică avansată, care sunt transmise prin utilizarea unor mecanisme de autentificare de nivel substanțial sau ridicat, sunt asimilate, în ceea ce privește condițiile și efectele lor, cu înscrisurile sub semnătură privată.”

În ceea ce privește administrarea în fața instanțelor de judecată a probei cu înscrisuri sub semnătură privată, legea definește înscrisul sub semnătură privată ca fiind înscrisul care poartă semnătura părţilor, indiferent de suportul său material, nefiind supus niciunei alte formalităţi.

În ceea ce privește puterea doveditoare, înscrisul sub semnătură privată, inclusiv cel semnat prin intermediul unei semnături electronice avansate, recunoscut de cel căruia îi este opus sau, după caz, socotit de lege ca recunoscut, face dovadă între părţi până la proba contrară.

Prin urmare, părțile unui litigiu pot administra ca mijloace de probă înscrisuri semnate prin intermediul unei semnături electronice avansate, aceste înscrisuri urmând același regim juridic pe care legea îl reglementează pentru înscrisurile sub semnătură privată.

Cât privește semnarea prin intermediul unei semnături electronice avansate a înscrisurilor care sunt depuse ulterior la instituții publice, în practica Oficiului Registrului Comerțului precum și a celorlalte instituții publice, astfel de înscrisuri sunt acceptate ca fiind semnate în mod valabil, cu excepția cazului în care legea impune forma autentică a înscrisurilor.

Concluzionând, în contextul evoluției tehnologice și a necesității firești de a reduce consumul de resurse umane, timp și bani, oportunitatea semnării documentelor prin intermediul unei semnături electronice avansate apare ca fiind una utilă și productivă.

Despre eSemneaza.ro

Aplicația eSemneaza.ro a fost dezvoltată pentru a veni în ajutorul companiilor care consumau resurse importante de timp, bani, și hârtie pentru o activitate zilnică, uzuală: trimiterea și semnarea tradițională a documentelor.

Pentru a vă ajuta să economisiți resurse organizaționale, eSemneaza.ro vă oferă posibilitatea de a semna cu valoare juridică, de a trimite la semnat și de a colecta semnăturile de care aveți nevoie de la parteneri sau intern: online, accesibil, simplu, rapid, sigur și legal.

Articol susținut de eSemneaza.ro