Cum poți evita amenzile pentru munca nedeclarată: câteva atenționări utile

Noile modificări și completări ale Codului Muncii intrate deja în vigoare prin publicarea Ordonanței de urgență nr. 53/2017 în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 644 definesc ce înseamnă munca nedeclarată și stabilesc cu ce amenzi sunt sancționate eventuale încălcări ale noilor prevederi. Iată câteva atenționări care v-ar putea feri de sancțiuni în cazul unor controale de la inspecția muncii.

Procedura de înregistrare a unui contract individual de muncă poate fi uneori anevoioasă pentru angajatorii care au nevoie urgentă de forță de muncă, de pe o zi pe alta, de exemplu.

Important este ca antreprenorii să aibă răbdare câteva zile, până la angajare, pentru a da posibilitatea specialiștilor care se ocupă de formalități să pregătească toate documentele necesare:

• actele personale ale angajatului
• fișa de aptitudini pentru medicina muncii,
• întocmirea, semnarea  și înregistrarea contractului individual de munca.

Importantă este data de începere a activității, nu data semnării contractului!

Se poate întâmpla să ne inducă în eroare data contractului și să primim salariatul la lucru chiar în ziua în care acesta semnează documentul. Mai sigur e ca înțelegerea dintre angajator și angajat să fie negociată și semnată cu 2-5 zile înainte de începerea efectivă a activității; După semnare, contractul de muncă trebuie transmis în Revisal cu cel putin o zi inainte de a-și produce efectele.

În cazul în care o persoană este primită la muncă fără semnarea unui contract individual de muncă și fără ca documentul să fie transmis în Revisal, angajatorul riscă o amenda de 20.000 lei pentru fiecare persoana identificată!

La semnarea contractului, salariatul trebuie sa primeasca un exemplar!

Pe ultima pagina a contractului individual de munca, salariatul ar trebui să menționeze: „ Am primit un exemplar”, cu data și semnatura!

Fara această mențiune, amenda este de 1500 - 2000 lei conform art 260, alin. 1,  lit p) din Codul Muncii.

O copie a contractului trebuie păstrată la locul de muncă!

Potrivit noilor reglementari, angajatorii sunt obligați să păstreze la locul de munca o copie a contractelor individuale, pentru salariații care își desfășoară activitatea în acel loc  (nu la sediul social, în cazul în care există puncte de lucru, la specialistul HR, acasa, s.a.m.d.).

Încălcarea acestei prevederi  este sancționată cu amendă de 10.000 lei  (art. 260 alin. 1. lit q).

Și modificările la contractul individual de muncă vor trebui înregistrate în REVISAL înainte de a produce efecte

Conform HG 500/2011 actele adiționale se înregistrau în Revisal în termen de 20 de zile lucrătoare de la data apariției modificărilor.

Incepand cu 7 august 2017, orice modificare se va înregistra cu cel puțin o zi înainte de a-și produce efectele, adică același regim de înregistrare ca și contractele individuale de muncă.

Spre exemplu: pănă acum, se puteau înregistra acte adiționale cu privire la majorări de salariu, schimbarea normei de lucru, ș.a.m.d. și ân perioada 15 -20 a lunii, chiar dacă modificarea avea efect de la data de 1 a  aceleeași luni.

După noile prevederi, antreprenorul ar trebui să negocieze modificările cu angajații cu cel puțin 2-3 zile înainte ca acestea să fie efectiv aplicate. pentru a avea timp de  redactare, semnare de către ambele părți și înregistrare (cu cel puțin o zi înainte) a actelor aditionale.

Primirea la muncă a salariaților cu normă parțială în afara programului de lucru va fi amendată

Primirea la muncă a unui salariat cu normă parțială, în afara programului de lucru stabilit în contractul individual de muncă va putea fi incadrată ca ”muncă nedeclarată” și se sancționează cu amendă de 10.000 lei pentru fiecare persoană identificală ( art 260 alin 1. lit e3) din Codul Muncii).

Cum stabilim care este programul de muncă? În contractul individual fiecare salariat are stipulat la capitolul „Durata Muncii” ce tip de normă are: întreagă sau parțială și cum se repartizează programul său de muncă, adică în ce interval salariatul trebuie să fie prezent la lucru.

Spre exemplu: la contractele parțiale de 2 ore/zi, 10 ore/săptămână, cu repartizare inegală a programului în intervalul de lucru 08.00- 20.00, salariatul s-ar putea ponta lunea între 08.00-10.00, marțea între 16.00 – 18.00, ș.a.m.d. astfel încăt să nu apară riscul unei sancțiuni.

Atentie: Conform Codului muncii, salariatii cu contracte part time nu au voie sa lucreze ore suplimentare prin urmare, salariatul nu are voie sa depășeasca cele 2 ore/zi. Nu are voie să lucreze 10 într o singură zi  pe ideea că acestea vor compensa cu restul zilelor din săptămână, în care nu lucrează!

Dacă în contractul individual de muncă salariatul part-time are repartizarea programului de lucru Luni- Vineri între 08.00-10.00 spre exemplu, atunci salariatul trebuie să fie prezent doar în acel interval.

Țineți evidența orelor de muncă prestate zilnic, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfîrșit a programului de lucru

Pentru o mai bună transparență a programului de lucru, atât salariatii full time cât și cei part time, trebuie să se ponteze atât la sosire căt și la plecare. Altfel spus, angajatorii sunt obligați să țină o evidență mai strictă a pontajelor iar angajații să aibă grijă să nu depășească numărul de ore lucrate/ zi, dacă au contracte individuale de muncă cu timp parțial.

Nu primiți la lucru un salariat, în perioada în care are contractul suspendat

Dacă un salariat este de pildă în concediu fără plată, concediu medical, concediu de maternitate, concediu îngrijire copil, în cazul întreruperii sau reducerii temporare a activității ori alte forme de suspendare, nu trebuie să presteze activitate. Pentru orice persoana primită la muncă în aceste condiții, angajatorul va primi amenda de 20.000 de lei (conform art 260, alin. 1, lit. e2).

Despre autor:

Cătălina Marunceac este specialist în resurse umane la Syscont Audit. A absolvit Facultatea de Litere, cea de Contabilitate și Informatică de Gestiune și un master în managementul resurselor umane la Academia de Studii Economice București. Lucrează de șapte ani în domeniu și gestionează activitățile externalizate de administrare de personal și payroll de la mai multe firme mici și mijlocii.