Studiu de caz: Solutiile tehnologice sunt accesibile si afacerilor de dimensiuni mai mici, fara o investitie intiala mare

de Smile Media 12 ianuarie 2016
Cunoscut brand de servicii educationale, cu o retea ce acopera zeci de mii de elevi si studenti si sute de scoli si universitati - Educativa a experimentat, de-a lungul timpului, mai multe solutii tehnice de optimizare a afacerii pana la determinarea unei configuratii optime.

In prezent, Educativa are 20 de angajati permanenti si cateva zeci de colaboratori activi in mai multe orase din tara. Reteaua este formata din peste 60 universitati din Europa si din SUA cu care Educativa are semnate protocoale de colaborare si cateva sute de licee din Romania in care sunt promovate produsele si serviciile companiei.

Formele de interactiune cu elevii si studentii difera, de la a raspunde la peste 25.000 de cereri de informatii realizate la nivelul anului 2011-2012, la consiliere directa oferita unui numar de 3.200 de elevi, din care peste 1.100 au aplicat si au fost admisi intr-un program universitar international. In cazul serviciului EDMUNDO, monetizarea afacerii se face prin comisioanele de marketing si promovare pe care universitatile partenere le platesc in functie de numarul de studenti care finalizeaza cel putin un semestru de studii.

Pentru cei 20 de angajati ai Educativa, email-ul este principalul instrument de lucru, deoarece sustine comunicarea atat cu elevii interesati de consiliere, cat si cu universitatile partenere. Totodata, compania foloseste intens newsletter-ul ca metoda de promovare si comunicare.
Principala aplicatie software utilizata de catre angajatii Educativa, inca de la infiintare, este Microsoft Outlook, in doua scopuri principale: corespondenta electronica si structurarea comunicarii si a documentelor aferente fiecarui elev/student consiliat.

"Pierdeam lead-uri importante deoarece o buna parte din corespondenta era tratata ca spam. Era o frustrare generala, deoarece munceam intens pentru colectarea informatiilor si identificarea potentialilor clienti/beneficiari, trimiteam foarte multe mesaje dar nu aveam rezultatele si beneficiile asteptate", spune Bogdan Kochesch, Business Manager Educativa.

Pasul urmator a fost, pe de o parte, trecerea la o solutie specializata pentru trimiterea de newsletter-e si, in al doilea rand, alegerea unei noi solutii pentru corespondenta realizata de catre angajatii Educativa. Pentru acest al doilea scenariu, Educativa a ales un serviciu in cloud, evitand o solutie on-premises cu cheltuieli de capital peste bugetul de investitii al Educativa. Dupa o analiza sumara, bazata cu precadere pe costuri, Educativa a ales alt serviciu si a trecut la integrarea emailului serviciului respectiv cu Microsoft Outlook, proces finalizat rapid si testat o perioada de cateva luni.

Trecerea la serviciul respectiv nu a rezolvat insa problemele functionale pe care le avea compania. In lipsa unei integrari native intre serviciul email si Microsoft Outlook, au aparut probleme de sincronizare intre aplicatia client si serviciul online. Mesajele nu plecau catre destinatar sau plecau desi aparent ramaneau in Outbox si prin urmare utilizatorii trimiteau de mai multe ori acelasi mesaj etc. "Pentru aceste aspecte nu aveam o solutie, iar renuntarea la Outlook nu erau o optiune", afirma Bogdan Kochesch.

"Am ales Office 365 planul P deoarece ne ofera toate functionalitatile necesare si are un pret avantajos, chiar daca impune o limita de 50 de utilizatori. Avem astfel acces, nu doar la e-mail ci si la functionalitati prin care putem partaja documentele companiei si sa organizam in mod real o activitate de colaborare interna", mai adauga managerul Educativa.

Planul de beneficii oferit de  Office 365 selectat de Educativa este Planul P, dedicat companiilor mici.

Microsoft Outlook se integreaza perfect cu Office 365 si structura de foldere existenta in Microsoft Outlook a fost migrata cu usurinta in serviciul de mesagerie Exchange Online, ceea ce a facut ca procesul de trecere la Office 365 sa nu afecteze activitatea echipei Educativa.

Cresterea de productivitate a fost determinata, pe de o parte, de folosirea fluenta a serviciului de e-mail si prin gestiunea de catre fiecare consilier a unui numar mai mare de contacte iar, pe de alta, de eliminarea erorilor si a redundantei la editarea multipla a documentelor. Prin utilizarea Office 365, numarul de contacte active gestionate de fiecare consultant a crescut, cu aproximatie, de la 300 la 600, explica specialistii Microsoft.

Eliminarea costurilor cu infrastructura

Aceasta s-a realizat prin alegerea unui serviciu in cloud si directionarea bugetului IT catre alte proiecte necesare. Educativa a analizat si optiunea unui proiect on-premises insa achizitia, configurarea si intretinerea unui server sunt prea costisitoare prin comparatie cu un serviciu ca Office 365.

"Suntem o compania mica si nu ne permitem cheltuieli mari cu IT-ul; utilizand insa un serviciu ca Office 365, ce nu implica o investitie initiala, ci doar plati lunare, ne-am conservat bugetul si, prin urmare, putem derula noi proiecte, cum ar fi unul de implementare a unei solutii de CRM", a mai adaugat Bogdan Kochesch.

​Articol realizat in colaborare cu Microsoft



Citeste mai multe despre:   
2930 vizualizari
adauga comentariu 0 comentarii