Jurnal de antreprenor: Cum să obții codul de TVA prin opțiune

Printre primele greșeli pe care le-am făcut ca antreprenor a fost să îmi imaginez că voi vinde preponderent servicii și produse către persoane fizice și nu voi avea nevoie de cod te TVA. După opt luni mi-am dat seama că, cel puțin în domeniul construcțiilor industriale,  adevăratul profit îl pot face din contracte cu persoane juridice, implicit mi-am dat seama că am nevoie urgent de cod de TVA. Iată cum a decurs propria experiență pentru obținerea codului TVA.

Contabilul meu mi-a spus că neapărat trebuie să caut pe cineva de pe lângă administrația fiscală de care aparțin, că fiecare administrație are “obiceiurile” ei.

Am pregătit, totuși următorul dosar pentru a-l depune împreună cu declarația 010:

• Împuternicire pentru cel care depune dosarul (nu a fost cazul, am mers personal)

• Copie după certificatul de înmatriculare fiscală;

• Declarație fapte penale, declarație sediu, declarație puncte de lucru (eu am avut sediu social fără activitate la sediu și declarație de activitate la terți);

• Specimen de semnătură eliberat de bancă (se face o cerere telefonică și se primește pe email în câteva zile);

• Certificat constatator eliberat de Registrul Comerțului (am scos singur unul electronic de pe RECOM Online);

• Extras din REVISAL. Într-o singură zi am depus actele pentru cont și parolă la forțele de muncă,  am angajat o persoană cu 1 oră pe zi, pe cineva care are deja și o normă întreagă la altă companie, după care am primit și extrasul din REVISAL din care reieșea că am un angajat;

• Contract cu o firmă prestatoare de servicii de contabilitate. În plus mi s-a cerut numărul de telefon pentru contabilul care ar putea da lămuriri suplimentare;

• Dovada sediu (eu aveam un contract comodat pentru înființare sediu social);

• Formular 150 - semnătură electronică. (Eu nu l-am găsit dar în timpul interviului au verificat și au văzut că depusesem deja declarațiile în format electronic, deci aveam deja semnătură electronica așa că nu mi-au mai cerut Formularul 150);

• Contracte cu furnizori - 3 bucăți; am făcut contracte cadru cu furnizorii principali de materiale și de servicii;

• Contracte cu beneficiarii - 3 bucăți; aveam 2 pe care aveam deja facturi emise;

• Copie cărți de identitate acționari și administrator;

• Diplomă de studii;

• Puncte de lucru declarate.

Am mers la registratura ANAF și am completat împreună cu doamna de acolo Formularul 010, în spatele căruia am depus dosarul de mai sus.

Doamna a fost draguță și mi-a spus că în aproximativ două săptămâni voi primi invitația la interviu. Mi-a dat un număr de telefon și un interior unde mă pot interesa despre stadiul dosarului (invitația vine prin Poșta Română la sediul social).

După o săptămână și câteva zile am sunat și mi s-a spus că a fost emisă invitația și urmează sa o primesc prin postă. Am fost chemat peste 1 lună și 1 săptămână. Imediat am formulat o adresă prin care comunicam că sunt pregătit și solicit să ne vedem peste 1 săptămână.

Răspunsul a fost sec și trist. ”Ne pare rău, dar nu avem o procedură pentru devansarea termenului. Dacă nu erați pregătit și doreați o amânare, avem procedura. Altfel nu putem să vă ajutăm.”

Mi-am propus să fiu cât mai calm posibil. Eram pe punctul de a semna un contract important și aveam mai multe planuri de acțiune, inclusiv crearea unei noi firme din start plătitoare de TVA pentru a putea emite facturi cu TVA.

În invitație am primit și solicitarea de a prezenta următoarele documente:

• Ultima inventariere (eu nu aveam mijloace fixe sau mobile, deci nu aveam inventar);

• Fisa “mijloc fix” pentru fiecare mijloc fix din patrimoniu (nu aveam);

• Fisa mijloacelor de inventar (nu aveam)

• Jurnale de vânzări - cumpărări de la înființare până la ultima luna anterioare datei prezentării - printat sau electronic - eu am optat pentru printat (inițial nu știam cum arată acest jurnal, dar contabilul meu avea acest raport predefinit);

• Registru jurnal de la înființare până la sfârșitul lunii anterioare prezentării (iar m-a ajutat contabilul.Un formular predefinit);

• Balante contable lunare (tot print);

• Contracte de închiriere sau comodat (eu am atașat un contract de comodat pentru sediu și un contract comodat pentru autoturism);

• Contracte cu furnizorii de utilități (energie electrică, telefonie… eu nu am avut nici un contract de utilități);

• Contracte cu principalii 3 furnizori respectiv 3 clienți. (Am redepus cele 3 contracte cadru cu furnizorii și cele 2 cu beneficiarii în format printat);

• Extras de cont pentru ultima lună anterioară prezentării. Eu am depus un raport de la înființare până în prezent;

• Orice atestări sau diplome obținute de la alte autorități pentru activitatea firmei (nu aveam nici o altă acreditare / certificare);

• Orice atestări deținute de administrator/angajați (am reatașat diploma mea de inginer constructor);

• Informații / documente justificative privind activitățile economice  viitoare pentru care se solicită înregistrarea în scopuri de TVA (am atașat ultimele 3 oferte și negocieri acute cu eventualii clienți);

• Informații privind sursele de finanțare și documente justificative. - de-a lungul timpului am fost nevoit să împrumut firma cu bani pentru a cumpăra produse înainte de a le vinde. Am făcut un contract cadru de împrumut între firma mea și mine. De fiecare dată am făcut cate un adițional la contract pentru împrumutul fiecărei sume. În total aveam 1 contract cadru și 3 adiționale;

• Orice alte documente - am atașat e-mail-uri cu confirmări de comandă cât și conversații electronice de negociere.

Totul trebuie adus în original și depus în copie cu semnătură pe fiecare pagină și cu textul “conform cu originalul”.

Apoi m-am prezentat senin, calm și optimist la ora și data stabilită. Întâlnirea a avut loc cu o doamnă rece dar binevoitoare. A trecut prin fiecare punct cerut prin invitație și m-a rugat să îi explic despre ce e vorba. Mi-a spus că ea întocmește un raport care însoțește dosarul și, cu cât e mai explicită și mai convingătoare cu atât mai bine.

Totul s-a terminat glacial:

” - Asta e tot, veți fi anunțat prin poștă.”

- Doamnă, având în vedere cele depuse,  există vreun element sau factor care v-ar putea indica un eventual răspuns negativ?

- Nu. Dacă voi găsi neconcordanțe în documente, vă voi suna pe dumneavoastră sau pe contabilul dumneavoastră.

- OK, cam în cât timp să mă aștept la un răspuns?

- Nu ține de mine. În momentul în care ieșiți din birou cererea dumneavoastră este deja în sistem pe fluxul de aprobări. Acum ține de fiecare să intre să verifice și să dea bifă. Răspunsul pate fi da/nu sau solicitare de informații suplimentare.

- Bine, dar considerant un termen realist, neoficial, cam cât durează?

- O săptămână. Dați un telefon joi-vineri și vă voi comunica în ce stadiu este solicitarea dumneavoastră.”

Am sunat joi și am aflat că am primit răspuns favorabil. Peste trei zile am primit și confirmarea prin poștă.

Funcționarea după regulile (actuale) de aplicare a TVA nu e un lucru tocmai simplu.

În prima lună am facturat un avans de 40% și am plătit către furnizor 30%. Din diferență a trebuit să plătesc anticipat un usturător TVA de 7.000 Euro către stat la sfârșitul lunii. Pe care nu îi voi primi niciodată înapoi, dar îi voi deduce treptat (sper).

Un alt exemplu de TVA de ”recuperat” este atunci când faci o investiție. Și plătești totul cu TVA. Astfel acumulezi TVA păltit la tot ce cumperi. Tot ceea ce poți spera este că ți-l vei recupera treptat din viitorul TVA aferent profitului.

Statul nu va plăti niciodată bani. Desigur, există și opțiunea rambursării de TVA, dar asta presupune analiza tuturor cheltuielilor înregistrate în ultimii 4-6 ani. Fiecare decont, fiecare bon de motorină, fiecare ordin de deplasare, fiecare aviz emis și primit…

În plus există posibilitatea să vă fie refuzată deducerea anumitor cheltuieli și trecerea acestora la ”cheltuieli nedeductibile”.

ATENȚIE! Efectuarea de operațiuni în sfera de aplicabilitate a TVA pentru antreprenor este ca un fin joc în care trebuie să echilibrezi lunar cât facturezi, câte facturi primești, cât plătești la furnizori cu cât trebuie să plătești statului impozit și taxe.

De preferat ar fi să poți plăti pe toată lumea, din ceea ce ai, fără a fi nevoie să te împrumuți sau să întârzii plățile.

Și toate astea fără a te gândi măcar la Split TVA, modificare impozit pe venit/profit, modificare contribuții sociale, majorare de salariu minim de economie, plafoane acordare subvenții, sau orice posibilă modificare ce e anunțată o dată la 2 luni de actualul nostru Guvern.

Succes tuturor!